Probabilidad por etapa de venta:calcúlala con tus datos

Para fijar la probabilidad por etapa de venta, haz una pregunta por etapa: de los negocios que llegaron a esta etapa, ¿cuántos acabaron cerrándose como ganados? Usa tu propio historial. Si no tienes, fija estimaciones prudentes, márcalas como estimaciones y sustitúyelas tras un trimestre de resultados reales.

Cómo fijar la probabilidad por etapa de venta sin mentirte

Diez por ciento. Veinticinco. Cincuenta. Setenta y cinco. Noventa.

Has visto esa escalera. Viene preinstalada en la mayoría de las herramientas de ventas. Parece científica. No describe el negocio de nadie.

Usarla es la forma más común de que un operador en solitario acabe con una previsión segura de sí misma y un saldo bancario flaco. Los porcentajes no son tuyos. No salieron de tus compradores, de tu precio, de tu ciclo de venta ni de tu costumbre de decirte que un negocio va bien.

Así que tíralos. Así se fija una probabilidad por etapa de venta que los sustituya, y lleva menos tiempo que discutir con los valores por defecto.

Por qué la probabilidad pertenece a la etapa, no al negocio

Pregúntate qué probabilidad tiene un negocio concreto y obtendrás un estado de ánimo. Una buena llamada ayer significa alta. Una bandeja de entrada en silencio significa baja. Lees tu última conversación, no las probabilidades.

Y eres la peor persona a quien preguntar. Quien está más cerca de un negocio es quien más implicado está, y cuando vendes en solitario, eres tú cada vez.

A la etapa no le importa cómo te sientes. De todos los negocios que llegaron a ella, un cierto número se cerró. Es un hecho de tu negocio, y es mucho más estable que cualquier corazonada. Se equivocará con un negocio. Acertará sorprendentemente con veinte.

Ese es todo el truco. Saca el ánimo de la aritmética pegando la probabilidad a la etapa, y deja que el historial de la etapa ponga el número.

Guía gratuita · 20 páginasPrevéelo. No lo esperes.Una previsión con la que dirigir el negocio, no un número con el que te convences el viernes.Consigue la guía gratuita →

Primero, arregla las etapas

No puedes calibrar una etapa que significa cosas distintas según el día.

Cada etapa necesita un criterio de salida que sea un hecho: algo que hizo el comprador y que puedes comprobar. Llamada de descubrimiento hecha. Decisor implicado. Propuesta revisada con el comprador. Acuerdo verbal. Papeleo en compras.

La probabilidad por etapa solo funciona con etapas que son hechos. Compara dos maneras de nombrar la misma etapa:

Si se puede entrar en una etapa porque tienes esperanza, su probabilidad irá subiendo hasta no significar nada. Por eso la lista de etapas va antes que los porcentajes. Si te equivocas ahí, cada número posterior está construido sobre arena. La secuencia completa está en cómo hacer una previsión de ventas.

El cálculo, si tienes historial

Una pregunta por etapa. Sin acrobacias de hoja de cálculo.

1. Lista todos los negocios que llegaron alguna vez a la etapa. Ganados, perdidos y aún abiertos si son lo bastante viejos para juzgarlos.
2. Cuenta cuántos de ellos acabaron cerrándose como ganados.
3. Esa proporción es la probabilidad de la etapa.

Digamos que vendes un servicio empaquetado y miras atrás todo lo que llegó a "propuesta revisada con el comprador". Si más o menos uno de cada tres se cerró, tu probabilidad para esa etapa es más o menos de uno entre tres. No lo que dice el software. No lo que parece correcto después de una buena reunión. Lo que pasó.

Prepárate para un descubrimiento incómodo. Las primeras etapas saldrán más bajas de lo que sugerían los valores por defecto, y encontrarás una o dos etapas donde los negocios se acumulan y casi nunca convierten. Eso no es un fallo del método. Es el método funcionando. Acabas de encontrar por dónde pierde tu pipeline.

El atajo, si no tienes ninguno

La mayoría de los operadores en solitario que leen esto no tienen un historial limpio. Bien.

Fija estimaciones prudentes. Apunta que son estimaciones. Pon al lado una fecha para cuando las sustituirás. Y a lo tuyo.

Tres reglas para estimar:

• Pásate por bajo. Una previsión que te sorprende para bien sale más barata que una que quemó tu caja.
• Etiqueta cada estimación. Tu yo del futuro querrá saber qué números se midieron y cuáles se inventaron un martes.
• Sustitúyelas en cuanto exista un trimestre de resultados reales.

Una probabilidad mal calibrada por ti sigue siendo mejor que una prestada. La tuya se puede corregir. Las prestadas se quedan ahí, con aire de autoridad.

Un ejemplo trabajado, con palabras

Digamos que vendes una auditoría empaquetada a pequeñas empresas. Miras atrás el último año de negocios.

Descubres que la mayoría de los negocios que llegaron a la llamada de descubrimiento no fueron a ninguna parte. Muchos de los que llegaron a la propuesta se quedaron en silencio. Pero casi todo lo que llegó al acuerdo verbal firmó, con unos pocos atascados en el papeleo.

Ahora compáralo con la escalera del software. Habría dado a la propuesta un número mucho más halagador de lo que respalda tu historial, y habría dado al acuerdo verbal menos crédito del que merece. Tu previsión estaba demasiado alta en el medio y demasiado baja al final. Demasiado alta es la dirección peligrosa. Es la que te convence de contratar a alguien.

Fíjate en lo que hiciste. No construiste un modelo. Contaste, una vez, y el patrón se mostró solo. Contar es el trabajo. Todo lo demás es multiplicar.

Evaluación gratuita¿Hasta qué punto estás atrapado?Haz el Índice de Asfixia Corporativa, la evaluación gratuita para saber si estás listo para ser solopreneur.Hacer la evaluación →

Dos etapas que no necesitan estimación

Ganado y perdido no llevan probabilidad. Son resultados. Pero tienen que existir, bien definidos, o todo el cálculo se cae.

Un negocio está perdido cuando alguien dice que no, o cuando se ha quedado en silencio más allá de un límite que fijaste de antemano. Decide ese límite ahora. Si esperas a que un negocio te incomode, siempre encontrarás una razón para darle un mes más.

Esto importa para las matemáticas. Un pipeline que nunca marca nada como perdido tiene números por etapa que parecen sanos y no significan nada, porque los negocios que fracasaron nunca contaron contra la etapa en la que murieron. No puedes medir cuántos llegaron a una etapa y se cerraron si los que no siguen ahí sentados fingiendo estar abiertos.

Dónde se tuercen los números

Las muestras pequeñas mienten. Con una docena de negocios abiertos, la probabilidad de una etapa es una ficción educada, y un negocio grande puede pesar más que todo lo demás. Dos defensas.

Primera, nombra los negocios grandes uno por uno. No dejes que uno se esconda dentro de un total ponderado. Trátalo como una línea propia con su propio criterio.

Segunda, recuerda que la antigüedad cambia las cuentas. Todo negocio tiene un ciclo de venta típico. Un negocio que lleva abierto el doble de ese tiempo ya no es un negocio medio de su etapa. Está atascado, y la probabilidad de la etapa ya no lo describe. Los negocios viejos inflan un pipeline ponderado más en silencio que nada. Esa es una razón por la que una sesión semanal se gana su sitio, y cómo hacer una revisión semanal del pipeline te enseña a cazarlos.

Para qué sirven las probabilidades, y para qué no

Cuando cada etapa tiene un número, multiplica cada negocio abierto por él y suma. Ese es tu pipeline ponderado. Te dice lo que vale el pipeline de media, a lo largo del tiempo.

No te dice lo que traerá este mes. Un mes contiene demasiado pocos negocios para que los promedios se comporten. Ese es otro número, y necesita otro método, expuesto en pipeline ponderado frente a pipeline comprometido.

Las probabilidades son para el largo plazo. No les pidas el trabajo del corto plazo.

Guía gratuita · 20 páginasPrevéelo. No lo esperes.Una previsión con la que dirigir el negocio, no un número con el que te convences el viernes.Consigue la guía gratuita →

Recalibra la probabilidad por etapa de venta cada trimestre, por escrito

Los números que fijas hoy son el primer borrador. Al final de cada trimestre, compara lo que cada etapa tenía que convertir con lo que convirtió de verdad. Si la etapa decía uno de cada tres y entregó uno de cada cinco, cámbiala. Aunque la realidad no te favorezca. Sobre todo entonces.

Tres señales de que tus probabilidades han dejado de ser honestas: no han cambiado en un año, parece que todos los negocios se cierran en la última semana del periodo y las fechas de cierre se mueven mientras las etapas nunca lo hacen. Cualquiera de ellas significa que el número se ha desviado de los negocios que tiene debajo. La solución es la calibración, no una hoja de cálculo más bonita.

Haz esto bien y tu probabilidad por etapa se convierte en lo más fiable de tu negocio. Es aburrida. Es tuya. Y no le importa cómo te fue la semana.

Evaluación gratuita¿Hasta qué punto estás atrapado?Haz el Índice de Asfixia Corporativa, la evaluación gratuita para saber si estás listo para ser solopreneur.Hacer la evaluación →

Preguntas frecuentes

¿Debo usar las probabilidades por defecto de mi software de ventas?

No. Los valores por defecto no describen el negocio de nadie. Parecen autoridad y se alejan de la realidad cada trimestre que pasan sin revisarse. Fija los tuyos a partir de la proporción de negocios que llegaron a cada etapa y acabaron cerrándose.

¿Y si no tengo ningún historial de ventas?

Fija estimaciones prudentes, etiquétalas como estimaciones y pon fecha para sustituirlas. Cuando exista un trimestre de resultados reales, cambia a números medidos. Una probabilidad propia mal calibrada gana a una prestada.

¿Cada cuánto debo cambiar la probabilidad por etapa de venta?

Revísalas al final de cada trimestre. Compara lo que cada etapa debía convertir con lo que convirtió de verdad y ajusta para que coincidan. Cambiarlas a mitad de trimestre por una semana buena o mala solo vuelve a meter tu ánimo.

¿Puedo dar a un negocio una probabilidad distinta de la de su etapa?

Evítalo. El objetivo es sacar tu criterio de la aritmética. Si un negocio es de verdad especial, nómbralo por separado y trátalo como una línea propia, en lugar de pasar por encima de la etapa en silencio.

El método completo, con las listas de comprobación, está en El Playbook de previsión de ventas, una guía gratuita de 20 páginas.