Probabilità di chiusura per fase:parti dai tuoi dati

Per impostare la probabilità di chiusura per fase, fai una domanda per fase: delle trattative arrivate a questa fase, quante si sono chiuse come vinte? Usa il tuo storico. Se non ne hai, fissa stime prudenti, etichettale come stime e sostituiscile dopo un trimestre di risultati reali.

Come fissare la probabilità di chiusura per fase senza mentire a te stesso

Dieci per cento. Venticinque. Cinquanta. Settantacinque. Novanta.

Questa scala l'hai già vista. Viene preinstallata nella maggior parte degli strumenti di vendita. Sembra scientifica. Non descrive l'attività di nessuno.

Usarla è il modo più comune in cui un solopreneur si ritrova con una previsione sicura di sé e un saldo bancario magro. Quelle percentuali non sono tue. Non vengono dai tuoi compratori, dal tuo prezzo, dal tuo ciclo di vendita o dalla tua abitudine di raccontarti che una trattativa va bene.

Quindi buttale. Ecco come fissare la probabilità di chiusura per fase al loro posto, e ci metti meno che a discutere con i default.

Perché la probabilità appartiene alla fase, non alla trattativa

Chiediti quanto è probabile una trattativa in particolare e otterrai un umore. Una buona telefonata ieri significa alta. Una casella vuota significa bassa. Stai leggendo la tua ultima conversazione, non le probabilità.

E sei la persona peggiore a cui chiederlo. Chi è più vicino a una trattativa è anche chi ci è più investito, e quando vendi da solo, quello sei tu ogni singola volta.

La fase non si preoccupa di come ti senti. Di tutte le trattative che l'hanno raggiunta, un certo numero si è chiuso. È un fatto sulla tua attività, ed è molto più stabile di qualsiasi intuizione. Sbaglierà su una trattativa. Sarà sorprendentemente giusto su venti.

Tutto il trucco è qui. Togli l'umore dall'aritmetica attaccando la probabilità alla fase, e lascia che sia lo storico della fase a fornire il numero.

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Per prima cosa, sistema le fasi

Non puoi tarare una fase che significa cose diverse in giorni diversi.

Ogni fase ha bisogno di un criterio di uscita che sia un fatto: qualcosa che ha fatto il compratore e che puoi verificare. Call di scoperta svolta. Decisore coinvolto. Proposta rivista insieme al compratore. Accordo verbale. Documenti in ufficio acquisti.

La probabilità di chiusura per fase funziona solo su fasi che sono fatti. Confronta due modi di chiamare la stessa fase:

Se in una fase si può entrare perché sei speranzoso, la sua probabilità salirà piano piano fino a non significare più niente. Ecco perché l'elenco delle fasi viene prima delle percentuali. Sbaglialo e ogni numero dopo poggia sulla sabbia. La sequenza di costruzione più ampia è in come costruire una previsione di vendita.

Il calcolo, se hai uno storico

Una domanda per fase. Nessuna ginnastica da foglio di calcolo.

1. Elenca ogni trattativa che sia mai arrivata alla fase. Vinta, persa, ancora aperta se è abbastanza vecchia da poterla giudicare.
2. Conta quante di esse si sono chiuse come vinte.
3. Quella quota è la probabilità della fase.

Diciamo che vendi un servizio standardizzato e guardi indietro a tutto ciò che è arrivato a "proposta rivista insieme al compratore". Se più o meno una su tre si è chiusa, la tua probabilità per quella fase è circa una su tre. Non quella che dice il software. Non quella che ti sembra giusta dopo un buon incontro. Quella che è successa.

Aspettati una scoperta scomoda. Le fasi iniziali saranno più basse di quanto suggerivano i default, e troverai una o due fasi in cui le trattative si accumulano e quasi non convertono mai. Non è un fallimento del metodo. È il metodo che funziona. Hai appena trovato dove perde la tua pipeline.

La soluzione, se non ne hai

La maggior parte dei solopreneur che leggono non ha uno storico pulito. Va bene.

Fissa stime prudenti. Scrivi che sono stime. Metti accanto una data entro cui le sostituirai. Poi vai avanti.

Tre regole per stimare:

• Sbaglia per difetto. Una previsione che ti ha sorpreso in positivo costa meno di una che ti ha bruciato la cassa.
• Etichetta ogni stima. Il te del futuro vorrà sapere quali numeri sono stati misurati e quali inventati un martedì.
• Sostituiscile appena esiste un trimestre di risultati reali.

Una probabilità tarata male è comunque meglio di una presa in prestito. La tua si può correggere. Quelle prese in prestito restano lì, con l'aria autorevole.

Un esempio concreto, a parole

Diciamo che vendi un audit standardizzato a piccole aziende. Guardi indietro all'ultimo anno di trattative.

Scopri che la maggior parte delle trattative arrivate alla call di scoperta non è andata da nessuna parte. Molte di quelle arrivate alla proposta sono rimaste in silenzio. Ma quasi tutto ciò che è arrivato all'accordo verbale ha firmato, con qualcuna che si è fermata ai documenti.

Ora confrontalo con la scala del software. Alla proposta avrebbe dato un numero molto più lusinghiero di quanto regga il tuo storico, e all'accordo verbale meno credito di quanto merita. Quindi la tua previsione era troppo alta nel mezzo e troppo bassa alla fine. Troppo alta è la direzione pericolosa. È quella che ti convince a prendere un collaboratore.

Nota che cosa hai fatto. Non hai costruito un modello. Hai contato, una volta, e lo schema si è mostrato da solo. Il conteggio è il lavoro. Tutto il resto è moltiplicazione.

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Due fasi che non richiedono stime

Vinta e persa non prendono una probabilità. Sono esiti. Ma devono esistere, definite con chiarezza, altrimenti tutto il calcolo crolla.

Una trattativa è persa quando qualcuno dice no, o quando è rimasta in silenzio oltre un limite che hai fissato in anticipo. Decidi quel limite adesso. Se aspetti che una trattativa ti metta a disagio, troverai sempre una ragione per darle un altro mese.

Questo conta per la matematica. Una pipeline che non segna mai niente come perso ha numeri di fase che sembrano sani e non significano nulla, perché le trattative fallite non hanno mai pesato contro la fase in cui sono morte. Non puoi misurare quante sono arrivate a una fase e si sono chiuse se quelle che non l'hanno fatto sono ancora lì a fingersi aperte.

Dove i numeri vanno storti

I piccoli campioni mentono. Con una dozzina di trattative aperte, la probabilità di una fase è una finzione educata, e una sola trattativa grande può pesare più di tutto il resto. Due difese.

Primo, nomina le trattative grandi una per una. Non lasciare che una si nasconda dentro un totale ponderato. Trattala come una riga a sé, con il suo giudizio.

Secondo, ricorda che l'età cambia i conti. Ogni attività ha un ciclo di vendita tipico. Una trattativa aperta da il doppio di quella durata non è più una trattativa media della sua fase. È bloccata, e la probabilità della fase non la descrive più. Le vecchie trattative gonfiano una pipeline ponderata più silenziosamente di qualsiasi altra cosa. È uno dei motivi per cui una sessione settimanale si guadagna il suo posto, e come condurre una revisione settimanale della pipeline mostra come scovarle.

A cosa servono le probabilità, e a cosa no

Quando ogni fase ha un numero, moltiplica ogni trattativa aperta per esso e somma. È la tua pipeline ponderata. Ti dice quanto vale in media la pipeline, nel tempo.

Non ti dice cosa porterà questo mese. Un mese contiene troppo poche trattative perché le medie si comportino. È un altro numero, e ha bisogno di un altro metodo, esposto in pipeline ponderata contro pipeline impegnata.

Le probabilità sono per il lungo periodo. Non chiedere loro di fare il lavoro di breve termine.

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Ricalibra ogni trimestre la probabilità di chiusura per fase, per iscritto

I numeri che fissi oggi sono la prima bozza. Alla fine di ogni trimestre, confronta quanto ogni fase avrebbe dovuto convertire con quanto ha convertito davvero. Se la fase diceva una su tre e ne ha date una su cinque, cambiala. Anche quando la realtà è poco lusinghiera. Soprattutto allora.

Tre segni che le tue probabilità hanno smesso di essere oneste: non sono cambiate in un anno, ogni trattativa sembra chiudersi nell'ultima settimana del periodo, e le date di chiusura si spostano mentre le fasi non cambiano mai. Uno qualsiasi di questi significa che il numero si è staccato dalle trattative che ha sotto. La cura è la taratura, non un foglio di calcolo più bello.

Fallo come si deve e la tua probabilità di chiusura per fase diventa la cosa più affidabile della tua attività. È noiosa. È tua. E non le importa come è andata la tua settimana.

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Domande frequenti

Devo usare le probabilità di default del mio software di vendita?

No. I default non descrivono l'attività di nessuno. Sembrano autorevoli e si allontanano dalla realtà ogni trimestre in cui non li controlli. Fissa le tue dalla quota di trattative che sono arrivate a ogni fase e alla fine si sono chiuse.

E se non ho alcuno storico di vendite?

Fissa stime prudenti, etichettale come stime e metti una data per sostituirle. Quando esiste un trimestre di risultati reali, inserisci i numeri misurati. Una tua probabilità tarata male batte una presa in prestito.

Ogni quanto devo cambiare la probabilità di chiusura per fase?

Rivedile alla fine di ogni trimestre. Confronta quanto ogni fase avrebbe dovuto convertire con quanto ha convertito davvero, e correggi di conseguenza. Cambiarle a metà trimestre per una settimana buona o cattiva rimette dentro il tuo umore.

Posso dare a una trattativa una probabilità diversa da quella della sua fase?

Evitalo. Lo scopo è togliere il tuo giudizio dall'aritmetica. Se una trattativa è davvero speciale, nominala singolarmente e trattala come una riga a sé, invece di scavalcare di nascosto la fase.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook della previsione delle vendite, un playbook gratuito di 20 pagine.