Hacer una previsión de ventas en una mañana, en solitario
Hacer una previsión de ventas con la que guiarte: siete decisiones, tomadas una vez y por escrito. Etapas, probabilidades, tres números, fechas, cobertura.
Para hacer una previsión de ventas, dedica una mañana a prepararla. Define cada etapa por algo que hizo el comprador, pon una probabilidad a cada una según tu propio historial, registra por separado pipeline ponderado, compromiso y mejor caso, da a cada negocio la fecha de cierre del comprador y deduce tu objetivo de cobertura de tu tasa de cierre.
Cómo hacer una previsión de ventas en una mañana
Olvida la plantilla. Olvida la configuración por defecto del software. No necesitas un modelo. Para hacer una previsión de ventas necesitas siete decisiones, tomadas una vez y por escrito.
Esa mañana decide si cada número posterior significa algo. Sáltatela y pasarás el próximo año promediando cosas que nunca fueron comparables.
Esto es para ti si ya vendes, tienes un pipeline con etapas reales y hay suficientes negocios dentro como para que merezca la pena predecirlos. Si aún buscas a tus primeros clientes, para aquí y ve a vender. Una previsión construida sobre tres negocios es decoración.
Este es el orden. No lo cambies. Cada paso depende del anterior.
Paso uno: define cada etapa por algo que hizo el comprador
Este es el paso que todos hacen con prisa, y es el que arruina todo lo que viene después.
Una etapa ahora lleva una probabilidad. Y una probabilidad pegada a una sensación no vale nada. Así que una etapa no puede ser "cálido", "interesado" o "va bien". Tiene que ser algo que ocurrió y que se puede comprobar.
- Llamada de descubrimiento hecha.
- Decisor implicado.
- Propuesta revisada con el comprador.
- Acuerdo verbal.
- Papeleo en compras.
Si se puede entrar en una etapa porque tienes esperanza, la probabilidad que lleva irá subiendo hasta no significar nada. La esperanza es aquí el enemigo, y tú eres su único anfitrión.
Después añade dos etapas que todos olvidan: una etapa de ganado claramente definida y una de perdido claramente definida. Un negocio está perdido cuando alguien dice que no, o cuando se ha quedado en silencio más allá de un límite que fijaste de antemano. No cuando por fin te rindes meses después.
Guía gratuita · 20 páginasPrevéelo. No lo esperes.Una previsión con la que dirigir el negocio, no un número con el que te convences el viernes.Consigue la guía gratuita →Paso dos: pon una probabilidad a cada etapa, según tu propio historial
El software viene con valores por defecto muy ordenados. No describen el negocio de nadie.
Tus números salen de una pregunta por etapa: de los negocios que llegaron a esta etapa, ¿cuántos acabaron cerrándose como ganados? Si tienes el historial, úsalo. Si no, fija estimaciones prudentes, apunta que son estimaciones, pon fecha a cuándo las vas a sustituir y sigue adelante.
Una probabilidad mal calibrada por ti sigue siendo mejor que una prestada. La tuya se puede corregir. El método completo está en cómo fijar la probabilidad por etapa de venta.
Paso tres: mantén tres números y nunca los mezcles
Cada vez que hagas una previsión de ventas o la actualices, apunta tres cifras una al lado de otra.
| Número | Qué entra | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Pipeline ponderado | Todos los negocios abiertos multiplicados por la probabilidad de su etapa | Largo plazo: ¿tengo pipeline suficiente? |
| Compromiso | Negocios en los que apostarías tus propios planes, listados por nombre | Este periodo: ¿con qué puedo contar? |
| Mejor caso | El compromiso, más los negocios que podrían cerrarse si todo sale bien | Solo potencial. Nunca dinero que gastas |
El fallo no es tener tres números. Es leer uno como si fuera otro. El mejor caso tratado como compromiso. El pipeline ponderado usado para predecir un solo mes. Ponlos uno al lado de otro cada vez y la distancia entre ellos pasa de incómoda a informativa. Más en pipeline ponderado frente a pipeline comprometido.
Además: nombra tus negocios grandes uno por uno. No dejes que un negocio enorme se esconda dentro de un total ponderado. Distorsionará todos los promedios a su alrededor.
Paso cuatro: escribe qué se gana un sitio en el compromiso
El compromiso tampoco puede ser una sensación.
Escribe los criterios ahora, que estás tranquilo. Un negocio pertenece al compromiso cuando, por ejemplo, la persona que firma ha estado en la conversación, la fecha de cierre viene del proceso del propio comprador y no de tu fin de mes, el camino del papeleo es conocido y no queda ninguna objeción sin resolver.
Tus criterios pueden ser distintos. Lo que importa es que existan por escrito antes de la revisión. Así un negocio entra en el compromiso porque cumple, no porque el número se queda corto y tú quieres que no lo sea.
Paso cinco: fija qué significa una fecha
Se confunden tres fechas: el día en que el comprador firma, el día en que empieza el trabajo y el día en que llega la caja.
Elige una para la previsión. Normalmente es la firma. El plan de caja deduce las otras dos de ella, con tus condiciones de pago reales y tu comportamiento de cobro real.
Y la regla que más te salva: una fecha de cierre es la fecha del comprador, no la tuya. "Me dijeron que deciden en el consejo del día catorce" vale. "Lo necesito para fin de mes" no. Cada negocio abierto lleva una fecha, y cualquier negocio sin ella es desconocido.
Paso seis: deduce tu objetivo de cobertura
La cobertura es el pipeline abierto dividido por el objetivo del periodo. La proporción correcta no es un número que alguien mencionó en un hilo. Es aritmética sobre tu propia conversión.
Si más o menos uno de cada tres negocios cualificados se cierra, necesitas unas tres veces tu objetivo en pipeline cualificado al empezar el periodo, más margen para los retrasos. Si se cierra uno de cada cinco, necesitas unas cinco. Calcúlalo una vez. Anótalo. Vuelve a deducirlo siempre que se mueva tu tasa de cierre. El detalle está en cómo calcular la cobertura del pipeline.
Ya que estás, anota la duración típica de tu ciclo de venta, a grandes rasgos. La necesitarás para detectar un negocio atascado.
Evaluación gratuita¿Hasta qué punto estás atrapado?Haz el Índice de Asfixia Corporativa, la evaluación gratuita para saber si estás listo para ser solopreneur.Hacer la evaluación →Paso siete: fija una lista corta de motivos de pérdida
De cinco a siete, como mucho. Precio, momento, eligió a un competidor, sin decisión, mal encaje, perdí al campeón. Añade una línea de texto libre para el detalle.
Haz de "sin decisión" una categoría propia. Suele ser la mayor y la más reveladora. El comprador no se convenció de que cambiar mereciera el esfuerzo. Es un problema distinto de perder ante otro, y tiene una solución distinta.
Tres atajos que arruinan cómo se hace una previsión de ventas
La mayoría de las previsiones en solitario mueren en la preparación, no en las matemáticas. Vigila estas.
Tomar los valores por defecto. Parecen autoridad. Se alejan de tu realidad cada trimestre que pasa sin revisarlos.
Dejar que tu ánimo fije una etapa. Eres la persona más cercana a cada negocio, y la más optimista sobre él. El historial de etapas es más aburrido y mucho más exacto. Deja que adivine él, y tú quédate con vender.
Saltarte la etapa de perdido. Un pipeline que solo crece no está sano. Está sin desbrozar. Los viejos negocios esperanzados inflan cada número que construyes encima.
Ninguno de estos requiere talento para evitarse. Requieren que decidas antes de que llegue la presión. Cuando un negocio grande se tambalea y el mes se ve escaso, no fijarás una buena regla. Fijarás una conveniente.
La lista que puedes ir marcando
Cuando termine la mañana, deberías poder decir que sí a cada una de estas.
- Cada etapa está definida por algo que hizo el comprador.
- Cada etapa tiene una probabilidad, y sé de dónde salió.
- Las estimaciones están marcadas como estimaciones, con fecha para sustituirlas.
- Registro por separado pipeline ponderado, compromiso y mejor caso.
- Los criterios para entrar en el compromiso están escritos.
- Cada negocio abierto tiene la fecha de cierre del comprador.
- Tengo una lista corta de motivos de pérdida y un límite de silencio.
- Conozco más o menos mi tasa de cierre, y mi objetivo de cobertura sale de ella.
Cualquier casilla que no puedas marcar es tu próxima tarea. No la de mañana. La próxima.
Guía gratuita · 20 páginasPrevéelo. No lo esperes.Una previsión con la que dirigir el negocio, no un número con el que te convences el viernes.Consigue la guía gratuita →Qué pasa después de la mañana
Puedes hacer una previsión de ventas en una mañana. Mantenerla honesta es el trabajo.
La previsión solo es tan buena como su última actualización, por eso una sesión semanal corta y fija importa más que un modelo ingenioso. Eso se explica en cómo hacer una revisión semanal del pipeline. Y al final de cada trimestre comparas lo que previste con lo que pasó y corriges las probabilidades, aunque la realidad no te favorezca.
Espera que los primeros trimestres sean calibración, no predicción. Con un historial escaso, tus números estarán equivocados. No pasa nada. Una previsión que nunca se compara con los resultados nunca mejora. Solo acumula confianza.
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¿Cuánto se tarda en hacer una previsión de ventas?
La preparación es trabajo de una mañana. Defines las etapas, fijas las probabilidades, decides tus tres números, fijas qué significa una fecha de cierre y deduces la cobertura. Después es una actualización semanal corta y una tarde honesta cada trimestre.
¿Necesito un software especial?
No. Lo que importa son las definiciones, no la herramienta. Basta una hoja de cálculo con etapa, valor, fecha de cierre y siguiente paso en cada negocio. El software ayuda más cuando te pide un motivo de pérdida en el momento en que marcas un negocio como perdido.
¿Y si no tengo historial suficiente para las probabilidades?
Fija estimaciones prudentes, apunta que son estimaciones y sustitúyelas cuando exista un trimestre de resultados reales. Una probabilidad mal calibrada por ti sigue siendo mejor que una prestada, porque la tuya se puede corregir.
¿Debo basar la previsión en el pipeline ponderado?
No solo en él. Mantén pipeline ponderado, compromiso y mejor caso como tres números separados. Usa el pipeline ponderado para el largo plazo y el compromiso para este periodo. Trata el mejor caso solo como potencial.
El método completo, con las listas de comprobación, está en El Playbook de previsión de ventas, una guía gratuita de 20 páginas.
¿Hasta qué punto estás atrapado?
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