Como fazer previsão de vendas em uma manhã, sozinho

Para saber como fazer previsão de vendas, reserve uma manhã. Defina cada etapa por algo que o comprador fez, ponha uma probabilidade em cada uma a partir do seu histórico, registre pipeline ponderado, commit e melhor cenário separados, dê a cada negócio a data de fechamento do comprador e derive sua meta de cobertura da sua taxa de conversão.

Como fazer previsão de vendas em uma manhã

Esqueça o modelo pronto. Esqueça a configuração padrão do software. Você não precisa de um modelo sofisticado. Para saber como fazer previsão de vendas, você precisa de sete decisões, tomadas uma vez e escritas.

Essa manhã decide se todo número depois dela significa alguma coisa. Pule-a e você passará o próximo ano fazendo média de coisas que nunca foram comparáveis.

Isto é para você se já vende, tem um pipeline com etapas reais e negócios suficientes nele para valer o esforço de prevê-los. Se ainda está atrás dos primeiros clientes, pare aqui e vá vender. Uma previsão construída sobre três negócios é decoração.

Esta é a ordem. Não a rearranje. Cada passo depende do anterior.

Passo um: defina cada etapa por algo que o comprador fez

Este é o passo que as pessoas atropelam, e é o que estraga tudo o que vem depois.

Uma etapa agora carrega uma probabilidade. E uma probabilidade presa a um sentimento não vale nada. Então uma etapa não pode ser "morna", "interessado" ou "indo bem". Tem de ser algo que aconteceu e pode ser conferido.

• Reunião de descoberta realizada.
• Decisor envolvido.
• Proposta revisada com o comprador.
• Acordo verbal.
• Papelada em compras.

Se uma etapa pode ser alcançada porque você está esperançoso, a probabilidade nela vai subir até não significar nada. A esperança é a inimiga aqui, e você é o único hospedeiro dela.

Depois acrescente duas etapas que todo mundo esquece: uma etapa de ganho bem definida e uma etapa de perda bem definida. Um negócio está perdido quando alguém diz não, ou quando ficou em silêncio além de um limite que você fixou antes. Não quando você finalmente desiste, meses depois.

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Passo dois: ponha uma probabilidade em cada etapa, a partir do seu histórico

O software vem com padrões arrumadinhos. Eles não descrevem o negócio de ninguém.

Seus números vêm de uma pergunta por etapa: dos negócios que chegaram a esta etapa, quantos acabaram fechando como ganhos? Se você tem o histórico, use. Se não tem, defina palpites conservadores, escreva que são palpites, marque a data em que vai trocá-los e siga em frente.

Uma probabilidade mal calibrada por você ainda é melhor que uma emprestada. A sua pode ser corrigida. O método completo está em como definir a probabilidade por etapa do funil.

Passo três: guarde três números e nunca os misture

Toda vez que você for fazer previsão de vendas ou atualizar uma, escreva três valores lado a lado.

O erro não é ter três números. É ler um como se fosse outro. O melhor cenário tratado como commit. O pipeline ponderado usado para prever um único mês. Ponha-os lado a lado toda vez e a distância entre eles deixa de ser desconfortável e passa a ser informativa. Mais sobre isso em pipeline ponderado vs comprometido.

E mais: nomeie seus negócios grandes um a um. Não deixe um negócio grande se esconder dentro de um total ponderado. Ele distorce toda média ao redor.

Passo quatro: escreva o que dá lugar no commit

O commit também não pode ser um sentimento.

Escreva os critérios agora, com a cabeça fria. Um negócio entra no commit quando, por exemplo, quem assina já participou da conversa, a data de fechamento vem do processo do próprio comprador e não do fim do seu mês, o caminho da papelada é conhecido e não há objeção em aberto.

Seus critérios podem ser outros. O que importa é que existam por escrito antes da revisão. Assim, um negócio entra no commit porque se qualifica, não porque o número está curto e você quer que esteja.

Passo cinco: fixe o que significa uma data

Três datas se confundem: o dia em que o comprador assina, o dia em que o trabalho começa e o dia em que o dinheiro chega.

Escolha uma para a previsão. Em geral é a assinatura. O plano de caixa deriva as outras duas a partir dela, com os seus prazos de pagamento reais e o seu comportamento real de cobrança.

Depois, a regra que mais te salva: a data de fechamento é a data do comprador, não a sua. "Disseram que decidem na reunião do conselho no dia catorze" vale. "Preciso disso até o fim do mês" não vale. Todo negócio em aberto recebe uma data, e todo negócio sem data é desconhecido.

Passo seis: derive sua meta de cobertura

Cobertura é o pipeline em aberto dividido pela meta do período. A proporção certa não é um número que alguém citou num fórum. É aritmética sobre a sua própria conversão.

Se mais ou menos um em cada três negócios qualificados fecha, você precisa de cerca de três vezes a sua meta em pipeline qualificado no início do período, mais uma margem para escorregões. Se um em cada cinco fecha, precisa de uns cinco. Calcule uma vez. Escreva. Refaça sempre que a sua taxa de conversão mudar. O detalhe está em como calcular a cobertura de pipeline.

Já que está nisso, anote o tamanho típico do seu ciclo de vendas, mais ou menos. Você vai precisar dele para identificar um negócio parado.

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Passo sete: defina uma lista curta de motivos de perda

De cinco a sete, no máximo. Preço, momento, escolheu um concorrente, sem decisão, encaixe ruim, perdeu o defensor interno. Acrescente uma linha de texto livre para o detalhe.

Faça de "sem decisão" uma categoria própria. Em geral é a maior e a mais reveladora. O comprador não se convenceu de que mudar valia o esforço. É um problema diferente de perder para outro, e tem uma solução diferente.

Três atalhos que arruínam o jeito de fazer previsão de vendas

A maioria das previsões de quem vende sozinho morre na configuração, não na matemática. Fique de olho nestes.

Pegar os padrões emprestados. Eles parecem ter autoridade. Se afastam da sua realidade a cada trimestre em que ninguém os confere.

Deixar o humor definir uma etapa. Você é a pessoa mais próxima de cada negócio, e a mais otimista com ele. O histórico das etapas é mais chato e muito mais preciso. Deixe que ele faça o palpite e guarde você para vender.

Pular a etapa de perda. Um pipeline que só cresce não é saudável. É sem poda. Negócios antigos e esperançosos inflam todo número que você constrói em cima deles.

Nenhum deles exige habilidade para evitar. Exigem que você decida antes de a pressão chegar. Quando um negócio grande estiver balançando e o mês parecer magro, você não vai criar uma boa regra. Vai criar uma conveniente.

O checklist para marcar

Quando a manhã acabar, você deve conseguir dizer sim a cada um destes.

1. Toda etapa é definida por algo que o comprador fez.
2. Toda etapa tem uma probabilidade, e sei de onde ela veio.
3. Os palpites estão marcados como palpites, com data para trocá-los.
4. Registro pipeline ponderado, commit e melhor cenário separados.
5. Os critérios para entrar no commit estão escritos.
6. Todo negócio em aberto tem a data de fechamento do comprador.
7. Tenho uma lista curta de motivos de perda e um limite de silêncio.
8. Sei minha taxa de conversão mais ou menos, e minha meta de cobertura sai dela.

Qualquer caixa que você não consiga marcar é a sua próxima tarefa. Não a de amanhã. A próxima.

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O que acontece depois da manhã

Você consegue fazer previsão de vendas numa manhã. Mantê-la honesta é que dá trabalho.

A previsão é tão boa quanto a sua última atualização, e por isso uma sessão semanal curta e fixa vale mais que um modelo engenhoso. Isso está em como fazer uma revisão semanal de pipeline. E no fim de cada trimestre você compara o que previu com o que aconteceu e corrige as probabilidades, mesmo quando a realidade não lisonjeia.

Espere que os primeiros trimestres sejam calibração, não predição. Com histórico magro, seus números vão errar. Tudo bem. Uma previsão que nunca é comparada com os resultados nunca melhora. Só acumula confiança.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para fazer uma previsão de vendas?

A configuração é trabalho de uma manhã. Você define as etapas, as probabilidades, os três números, o que significa uma data de fechamento e deriva a cobertura. Depois disso é uma atualização semanal curta e uma tarde honesta por trimestre.

Preciso de um software especial?

Não. O que importa são as definições, não a ferramenta. Uma planilha com etapa, valor, data de fechamento e próximo passo em cada negócio resolve. O software ajuda mais quando pede o motivo da perda no instante em que você marca um negócio como perdido.

E se eu não tiver histórico suficiente para as probabilidades?

Defina palpites conservadores, escreva que são palpites e troque-os quando houver um trimestre de resultados reais. Uma probabilidade mal calibrada por você ainda é melhor que uma emprestada, porque a sua pode ser corrigida.

Devo construir a previsão em torno do pipeline ponderado?

Não só nele. Mantenha pipeline ponderado, commit e melhor cenário como três números separados. Use o pipeline ponderado para o longo prazo e o commit para este período. Trate o melhor cenário só como potencial.

O método completo, com os checklists, está em O Playbook de Previsão de Vendas, um playbook gratuito de 20 páginas.