Vertriebsprognose erstellen:an einem Vormittag, solo

Vertriebsprognose erstellen heißt: Nimm dir einen Vormittag fürs Aufsetzen. Definiere jede Phase über etwas, das der Käufer getan hat, hänge jeder eine Wahrscheinlichkeit aus deiner eigenen Historie an, führe gewichtete Pipeline, Commit und Best Case getrennt, gib jedem Deal das Abschlussdatum des Käufers und leite dein Coverage-Ziel aus deiner Abschlussquote ab.

Vertriebsprognose erstellen: in einem Vormittag

Vergiss die Vorlage. Vergiss die Standardeinstellung der Software. Du brauchst kein Modell. Um eine Vertriebsprognose zu erstellen, brauchst du sieben Entscheidungen, einmal getroffen, aufgeschrieben.

Dieser Vormittag entscheidet, ob jede spätere Zahl etwas bedeutet. Überspringst du ihn, mittelst du das nächste Jahr Dinge, die nie vergleichbar waren.

Das hier ist für dich, wenn du schon verkaufst, eine Pipeline mit echten Phasen hast und genug Deals darin liegen, dass sich das Vorhersagen lohnt. Wenn du noch deine ersten Kunden suchst, hör hier auf und verkauf. Eine Prognose auf drei Deals ist Dekoration.

Hier ist die Reihenfolge. Stell sie nicht um. Jeder Schritt hängt vom vorigen ab.

Schritt eins: Definiere jede Phase über etwas, das der Käufer getan hat

Diesen Schritt hetzen die Leute, und er ruiniert alles, was danach kommt.

Eine Phase trägt jetzt eine Wahrscheinlichkeit. Und eine Wahrscheinlichkeit an einem Gefühl ist wertlos. Eine Phase kann also nicht „warm“ oder „interessiert“ oder „läuft gut“ sein. Sie muss etwas sein, das passiert ist und sich prüfen lässt.

• Erstgespräch geführt.
• Entscheider eingebunden.
• Angebot mit dem Käufer durchgegangen.
• Mündliche Zusage.
• Papierkram im Einkauf.

Wenn man in eine Phase eintreten kann, weil du hoffst, driftet ihre Wahrscheinlichkeit nach oben, bis sie nichts mehr bedeutet. Hoffnung ist hier der Feind, und du bist ihr einziger Wirt.

Dann füge zwei Phasen hinzu, die man vergisst: eine klar definierte Gewonnen-Phase und eine klar definierte Verloren-Phase. Ein Deal ist verloren, wenn jemand nein sagt oder wenn er über ein vorab festgelegtes Limit hinaus still geworden ist. Nicht, wenn du Monate später endlich aufgibst.

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Schritt zwei: Hänge jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit an, aus deiner eigenen Historie

Software kommt mit ordentlichen Standardwerten. Sie beschreiben das Geschäft von niemandem.

Deine Zahlen kommen aus einer Frage pro Phase: Von den Deals, die diese Phase erreicht haben, wie viele wurden am Ende gewonnen? Wenn du die Historie hast, nutze sie. Wenn nicht, setz vorsichtige Schätzungen, schreib auf, dass es Schätzungen sind, setz ein Datum, an dem du sie ersetzt, und mach weiter.

Eine schlecht kalibrierte Wahrscheinlichkeit ist immer noch besser als eine geliehene. Deine lässt sich korrigieren. Die ganze Methode steht in wie du Abschlusswahrscheinlichkeiten pro Deal-Phase festlegst.

Schritt drei: Führe drei Zahlen und verschmelze sie nie

Jedes Mal, wenn du eine Vertriebsprognose erstellst oder aktualisierst, schreib drei Zahlen nebeneinander auf.

Der Fehler ist nicht, drei Zahlen zu haben. Der Fehler ist, die eine für die andere zu lesen. Best Case wie Commit behandelt. Gewichtete Pipeline benutzt, um einen einzelnen Monat vorherzusagen. Leg sie jedes Mal nebeneinander, und die Lücke zwischen ihnen wird von unbequem zu aufschlussreich. Mehr dazu in gewichtete vs. zugesagte Pipeline.

Außerdem: Benenne deine großen Deals einzeln. Lass keinen großen Deal in einer gewichteten Summe untertauchen. Er verzerrt jeden Durchschnitt um sich herum.

Schritt vier: Schreib auf, was einen Platz im Commit verdient

Auch der Commit darf kein Gefühl sein.

Schreib die Kriterien jetzt auf, solange du ruhig bist. Ein Deal gehört in den Commit, wenn zum Beispiel die Person, die unterschreibt, im Gespräch war, das Abschlussdatum aus dem Prozess des Käufers kommt statt aus deinem Monatsende, der Weg des Papierkrams bekannt ist und kein ungelöster Einwand offen ist.

Deine Kriterien können anders aussehen. Wichtig ist, dass es sie vor dem Review schriftlich gibt. Dann kommt ein Deal in den Commit, weil er sich qualifiziert, nicht weil die Zahl knapp ist und du es dir wünschst.

Schritt fünf: Lege fest, was ein Datum bedeutet

Drei Daten werden verwechselt: der Tag, an dem der Käufer unterschreibt, der Tag, an dem die Arbeit beginnt, und der Tag, an dem das Geld ankommt.

Wähl eines für die Prognose. Meist ist es die Unterschrift. Der Cashplan leitet die anderen beiden daraus ab, mit deinen echten Zahlungszielen und deinem echten Zahlungsverhalten.

Dann die Regel, die dich am meisten rettet: Ein Abschlussdatum ist das Datum des Käufers, nicht deines. „Sie haben gesagt, sie entscheiden in der Vorstandssitzung am Vierzehnten“ zählt. „Ich brauche es bis Monatsende“ zählt nicht. Jeder offene Deal bekommt ein Datum, und jeder Deal ohne eins ist unbekannt.

Schritt sechs: Leite dein Coverage-Ziel ab

Coverage ist die offene Pipeline geteilt durch das Ziel der Periode. Das richtige Verhältnis ist keine Zahl, die jemand mal in einem Thread erwähnt hat. Es ist Arithmetik auf deiner eigenen Conversion.

Wenn grob einer von drei qualifizierten Deals abschließt, brauchst du zu Beginn der Periode etwa das Dreifache deines Ziels an qualifizierter Pipeline, plus Spielraum für Verschiebungen. Wenn einer von fünf abschließt, brauchst du etwa das Fünffache. Rechne es einmal aus. Schreib es auf. Leite es neu ab, sobald sich deine Abschlussquote bewegt. Das Detail steht in wie du die Pipeline-Abdeckung berechnest.

Notier dir dabei grob auch die typische Länge deines Verkaufszyklus. Du brauchst sie, um einen festgefahrenen Deal zu erkennen.

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Schritt sieben: Lege eine kurze Liste von Verlustgründen fest

Fünf bis sieben, höchstens. Preis, Timing, Wettbewerber gewählt, keine Entscheidung, schlechte Passung, Fürsprecher verloren. Füge eine Freitextzeile für Details hinzu.

Mach „keine Entscheidung“ zu einer eigenen Kategorie. Sie ist meist die größte und die aufschlussreichste. Der Käufer war nicht überzeugt, dass sich der Wechsel die Mühe lohnt. Das ist ein anderes Problem als gegen jemand anderen zu verlieren, und es hat eine andere Lösung.

Vertriebsprognose erstellen: drei Abkürzungen, die alles ruinieren

Die meisten Solo-Prognosen sterben im Aufsetzen, nicht in der Mathematik. Achte auf diese.

Die Standardwerte übernehmen. Sie wirken autoritativ. Mit jedem Quartal, in dem du sie nicht prüfst, entfernen sie sich weiter von deiner Realität.

Die Phase von deiner Stimmung bestimmen lassen. Du bist der Mensch, der jedem Deal am nächsten und am optimistischsten ist. Die Phasenhistorie ist langweiliger und viel genauer. Lass sie das Raten übernehmen, und heb dich fürs Verkaufen auf.

Die Verloren-Phase überspringen. Eine Pipeline, die nur wächst, ist nicht gesund. Sie ist ungejätet. Alte hoffnungsvolle Deals blähen jede Zahl auf, die du darauf baust.

Keine davon zu vermeiden braucht Können. Sie braucht, dass du entscheidest, bevor der Druck kommt. Wenn ein großer Deal wackelt und der Monat dünn aussieht, setzt du keine gute Regel. Du setzt eine bequeme.

Die Checkliste zum Abhaken

Wenn der Vormittag vorbei ist, solltest du jede dieser Fragen mit Ja beantworten können.

1. Jede Phase ist über etwas definiert, das der Käufer getan hat.
2. Jede Phase hat eine Wahrscheinlichkeit, und ich weiß, woher sie kommt.
3. Schätzungen sind als Schätzungen markiert, mit einem Datum zum Ersetzen.
4. Ich führe gewichtete Pipeline, Commit und Best Case getrennt.
5. Die Kriterien für den Eintritt in den Commit sind aufgeschrieben.
6. Jeder offene Deal hat das Abschlussdatum des Käufers.
7. Ich habe eine kurze Liste von Verlustgründen und ein Limit für Funkstille.
8. Ich kenne meine Abschlussquote grob, und mein Coverage-Ziel kommt daraus.

Jedes Kästchen, das du nicht abhaken kannst, ist deine nächste Aufgabe. Nicht die von morgen. Die nächste.

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Was nach dem Vormittag passiert

Du kannst eine Vertriebsprognose an einem Vormittag erstellen. Sie ehrlich zu halten, ist die Arbeit.

Die Prognose ist nur so gut wie ihr letztes Update, darum zählt eine kurze, feste wöchentliche Sitzung mehr als ein kluges Modell. Das behandelt wie du ein wöchentliches Pipeline-Review abhältst. Und am Ende jedes Quartals vergleichst du, was du prognostiziert hast, mit dem, was passiert ist, und korrigierst die Wahrscheinlichkeiten, auch wenn die Wirklichkeit unschmeichelhaft ist.

Rechne damit, dass die ersten Quartale Kalibrierung sind, nicht Vorhersage. Bei dünner Historie werden deine Zahlen falsch sein. Das ist in Ordnung. Eine Prognose, die nie mit Ergebnissen verglichen wird, wird nie besser. Sie sammelt nur Selbstvertrauen an.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, eine Vertriebsprognose zu erstellen?

Das Aufsetzen ist die Arbeit eines Vormittags. Du definierst Phasen, setzt Wahrscheinlichkeiten, entscheidest deine drei Zahlen, legst fest, was ein Abschlussdatum bedeutet, und leitest die Coverage ab. Danach ist es ein kurzes wöchentliches Update und ein ehrlicher Nachmittag pro Quartal.

Brauche ich spezielle Software?

Nein. Es kommt auf die Definitionen an, nicht aufs Tool. Eine Tabelle mit Phase, Wert, Abschlussdatum und nächstem Schritt bei jedem Deal reicht. Software hilft am meisten, wenn sie dich in dem Moment nach einem Verlustgrund fragt, in dem du einen Deal auf verloren setzt.

Was, wenn ich für die Wahrscheinlichkeiten nicht genug Historie habe?

Setz vorsichtige Schätzungen, schreib auf, dass es Schätzungen sind, und ersetze sie, sobald ein Quartal echter Ergebnisse vorliegt. Eine schlecht kalibrierte Wahrscheinlichkeit ist immer noch besser als eine geliehene, weil sich deine korrigieren lässt.

Sollte ich die Prognose um die gewichtete Pipeline herum bauen?

Nicht allein. Führe gewichtete Pipeline, Commit und Best Case als drei getrennte Zahlen. Nutze die gewichtete Pipeline für die lange Sicht und den Commit für diese Periode. Behandle den Best Case nur als Upside.

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