Como fazer uma previsão de vendas numa manhã, a solo

Como fazer uma previsão de vendas? Dedica-lhe uma manhã. Define cada etapa por algo que o comprador fez, põe uma probabilidade em cada uma a partir do teu histórico, regista pipeline ponderado, compromisso e melhor cenário em separado, dá a cada negócio a data de fecho do comprador e deriva a tua meta de cobertura da tua taxa de vitórias.

Como fazer uma previsão de vendas numa manhã

Esquece o modelo pronto. Esquece a configuração por defeito do software. Não precisas de um modelo. Para fazer uma previsão de vendas, precisas de sete decisões, tomadas uma vez, escritas.

Essa manhã decide se todos os números seguintes significam alguma coisa. Se a saltares, vais passar o ano seguinte a fazer médias de coisas que nunca foram comparáveis.

Isto é para ti se já vendes, tens um pipeline com etapas reais e há nele negócios suficientes para valer o esforço de os prever. Se ainda estás a procurar os primeiros clientes, pára aqui e vai vender. Uma previsão construída sobre três negócios é decoração.

Esta é a ordem. Não a rearranjes. Cada passo depende do anterior.

Passo um: define cada etapa por algo que o comprador fez

É o passo que as pessoas despacham à pressa, e é o que arruína tudo a jusante.

Uma etapa passa a ter uma probabilidade. E uma probabilidade presa a um sentimento não vale nada. Por isso uma etapa não pode ser "morno", "interessado" ou "a correr bem". Tem de ser uma coisa que aconteceu e que se pode verificar.

• Chamada de descoberta realizada.
• Decisor envolvido.
• Proposta revista com o comprador.
• Acordo verbal.
• Papelada em compras.

Se uma etapa pode ser atingida porque estás esperançoso, a probabilidade nela vai derivar para cima até não significar nada. A esperança é aqui a inimiga, e tu és o seu único hospedeiro.

Depois acrescenta duas etapas que as pessoas esquecem: uma etapa de ganho claramente definida e uma etapa de perda claramente definida. Um negócio está perdido quando alguém diz não, ou quando se calou além de um limite que fixaste antes. Não quando finalmente desistes meses depois.

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Passo dois: põe uma probabilidade em cada etapa, a partir do teu histórico

O software vem com valores por defeito arrumadinhos. Não descrevem o negócio de ninguém.

Os teus números vêm de uma pergunta por etapa: dos negócios que chegaram a esta etapa, quantos acabaram por fechar como ganhos? Se tens o histórico, usa-o. Se não tens, define estimativas conservadoras, escreve que são estimativas, põe uma data para as substituíres e segue em frente.

Uma probabilidade que calibraste mal ainda é melhor do que uma emprestada. A tua pode ser corrigida. O método completo está em como definir as probabilidades por etapa do negócio.

Passo três: mantém três números e nunca os fundas

Sempre que fazes uma previsão de vendas ou a atualizas, escreve três valores lado a lado.

A falha não é ter três números. É ler um como se fosse outro. O melhor cenário tratado como compromisso. O pipeline ponderado usado para prever um único mês. Põe-nos lado a lado de cada vez e a distância entre eles passa de desconfortável a informativa. Mais sobre isto em pipeline ponderado vs pipeline comprometido.

Além disso: nomeia os teus negócios grandes individualmente. Não deixes um negócio grande esconder-se dentro de um total ponderado. Vai distorcer todas as médias à volta dele.

Passo quatro: escreve o que dá direito a um lugar no compromisso

O compromisso também não pode ser um sentimento.

Escreve os critérios agora, enquanto estás calmo. Um negócio pertence ao compromisso quando, por exemplo, quem assina já esteve na conversa, a data de fecho vem do processo do próprio comprador e não do teu fim de mês, o caminho da papelada é conhecido e não há nenhuma objeção por resolver.

Os teus critérios podem ser diferentes. O que importa é que existam por escrito antes da revisão. Assim um negócio entra no compromisso porque se qualifica, não porque o número está curto e tu queres que esteja.

Passo cinco: fixa o que significa uma data

Confundem-se três datas: o dia em que o comprador assina, o dia em que o trabalho começa e o dia em que o dinheiro chega.

Escolhe uma para a previsão. Normalmente é a da assinatura. O plano de tesouraria deriva as outras duas a partir dela, usando os teus prazos de pagamento reais e o teu comportamento de cobrança real.

Depois a regra que mais te poupa: a data de fecho é a data do comprador, não a tua. "Disseram que decidem na reunião do conselho no dia catorze" conta. "Preciso disto até ao fim do mês" não conta. Cada negócio em aberto tem uma data, e qualquer negócio sem data é desconhecido.

Passo seis: deriva a tua meta de cobertura

A cobertura é o pipeline em aberto a dividir pela meta do período. O rácio certo não é um número que alguém mencionou numa conversa online. É aritmética sobre a tua própria conversão.

Se mais ou menos um negócio qualificado em três fecha, precisas de cerca de três vezes a tua meta em pipeline qualificado no início do período, mais margem para derrapagens. Se um em cinco fecha, precisas de cerca de cinco. Calcula uma vez. Escreve. Volta a derivar sempre que a tua taxa de vitórias mudar. O detalhe está em como calcular a cobertura do pipeline.

Já agora, anota a duração típica do teu ciclo de venda, aproximadamente. Vais precisar dela para detetar um negócio encravado.

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Passo sete: define uma lista curta de razões de perda

Cinco a sete, no máximo. Preço, timing, escolheu um concorrente, sem decisão, fraca adequação, perdeu o champion. Acrescenta uma linha de texto livre para o detalhe.

Faz de "sem decisão" uma categoria própria. Costuma ser a maior e a mais reveladora. O comprador não ficou convencido de que mudar valia o esforço. É um problema diferente de perder para outro, e tem uma solução diferente.

Três atalhos que estragam como fazer uma previsão de vendas

A maioria das previsões a solo morre na configuração, não nas contas. Cuidado com estes.

Pedir emprestados os valores por defeito. Parecem autoridade. Afastam-se mais da tua realidade a cada trimestre em que ninguém os verifica.

Deixar que o teu humor defina uma etapa. És a pessoa mais próxima de cada negócio, e a mais otimista sobre ele. O histórico das etapas é mais maçador e muito mais exato. Deixa-o fazer as estimativas e guarda-te para vender.

Saltar a etapa de perda. Um pipeline que só cresce não é saudável. É uma horta por mondar. Negócios antigos e esperançosos inflacionam todos os números que constróis por cima.

Nenhum destes precisa de talento para ser evitado. Precisam que decidas antes de a pressão chegar. Quando um negócio grande vacila e o mês parece magro, não vais definir uma boa regra. Vais definir uma conveniente.

A lista de verificação que podes assinalar

Quando a manhã acabar, deves conseguir responder sim a cada uma destas.

1. Cada etapa é definida por algo que o comprador fez.
2. Cada etapa tem uma probabilidade e sei de onde veio.
3. As estimativas estão identificadas como estimativas, com uma data para as substituir.
4. Registo pipeline ponderado, compromisso e melhor cenário em separado.
5. Os critérios para entrar no compromisso estão escritos.
6. Cada negócio em aberto tem a data de fecho do comprador.
7. Tenho uma lista curta de razões de perda e um limite de silêncio.
8. Sei mais ou menos a minha taxa de vitórias, e a minha meta de cobertura vem dela.

Qualquer caixa que não consigas assinalar é a tua próxima tarefa. Não a de amanhã. A próxima.

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O que acontece depois da manhã

Sabes como fazer uma previsão de vendas numa manhã. Mantê-la honesta é que é o trabalho.

A previsão vale o que vale a sua última atualização, e por isso uma sessão semanal curta e fixa importa mais do que um modelo engenhoso. Isso está em como fazer uma revisão semanal do pipeline. E no fim de cada trimestre comparas o que previste com o que aconteceu e corriges as probabilidades, mesmo quando a realidade não te favorece.

Espera que os primeiros trimestres sejam calibração, não previsão. Com pouco histórico, os teus números estarão errados. Está bem. Uma previsão que nunca é comparada com os resultados nunca melhora. Só acumula confiança.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo demora a fazer uma previsão de vendas?

A configuração é trabalho de uma manhã. Defines as etapas, fixas as probabilidades, decides os teus três números, fixas o que significa uma data de fecho e derivas a cobertura. Depois disso é uma atualização semanal curta e uma tarde honesta por trimestre.

Preciso de software especial?

Não. O que importa são as definições, não a ferramenta. Basta uma folha de cálculo com etapa, valor, data de fecho e próximo passo em cada negócio. O software ajuda mais quando te pede uma razão de perda no momento em que marcas um negócio como perdido.

E se não tiver histórico suficiente para as probabilidades?

Define estimativas conservadoras, escreve que são estimativas e substitui-as quando existir um trimestre de resultados reais. Uma probabilidade que calibraste mal ainda é melhor do que uma emprestada, porque a tua pode ser corrigida.

Devo construir a previsão em torno do pipeline ponderado?

Não só. Mantém pipeline ponderado, compromisso e melhor cenário como três números separados. Usa o pipeline ponderado para o longo prazo e o compromisso para este período. Trata o melhor cenário só como potencial.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Previsão de Vendas, um guia gratuito de 20 páginas.