Calibrer une prévision des ventes en une revue trimestrielle

Pour calibrer une prévision des ventes, comparez-la une fois par trimestre avec ce qui s'est passé, par écrit. Confrontez l'engagé au signé réel, la probabilité de chaque étape à ce qui a vraiment converti, et le nombre de deals signés dans la période annoncée par leur date. Puis changez les chiffres pour coller à la réalité.

Comment calibrer une prévision des ventes en un après-midi honnête

Votre prévision s'est trompée tous les trimestres. Comme celle de tout le monde. Ce n'est pas le problème.

Le problème, c'est que vous ne savez pas à quel point elle s'est trompée, dans quel sens, ni quels deals ont porté l'erreur. Une prévision systématiquement un peu optimiste est un instrument utile. Vous la décotez et vous pilotez. Celle qui est tantôt juste, tantôt très haute, parfois basse pour des raisons que vous ne savez pas expliquer, c'est de la météo.

Apprendre à calibrer une prévision des ventes transforme la météo en instrument. Rien d'astucieux. C'est un après-midi par trimestre avec les chiffres du trimestre passé et la volonté de les lire sans ciller.

Sautez-le et la prévision accumule seulement de l'assurance. Faites-le et la prévision apprend. Rien d'autre sur votre liste n'a un tel rendement pour le temps passé.

Étape un : les trois comparaisons

Il ne vous faut pas de tableau de bord. Il vous faut trois questions, répondues sur papier, avec les chiffres réels sous les yeux.

Question un : comment l'engagé se compare-t-il à ce qui s'est signé ? Prenez les deals que vous aviez nommés dans l'engagé au début de la période. Combien se sont signés dedans ? Au-dessus ou en dessous, et de combien ? C'est votre historique de résultats, et la réponse la plus directe à « jusqu'où puis-je me fier à mon propre chiffre ? »

Question deux : la probabilité de chaque étape correspondait-elle à ce qui a converti ? Prenez chaque deal qui était à une étape donnée et demandez-vous combien ont fini gagnés. Si votre étape « proposition passée en revue » annonce une certaine part, cette part s'est-elle vraiment signée ? Allez étape par étape. Les écarts vous montrent où vos définitions d'étapes sont lâches ou vos probabilités périmées.

Question trois : combien de deals se sont signés à la date annoncée ? C'est le contrôle du timing. La plupart des prévisions ratent sur le quand, pas sur le si. Si beaucoup de vos gains sont arrivés après leur date de clôture, votre problème est le glissement, et le remède est une règle de glissement, pas une autre probabilité.

Écrivez les trois réponses en haut d'une page. Cette page est le bulletin de votre prévision.

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Étape deux : changer les chiffres, même quand ça fait mal

C'est là que la plupart des gens s'arrêtent en silence.

Vous faites la comparaison. Elle montre que votre probabilité d'étape tardive était trop généreuse. Vous hochez la tête, vous êtes légèrement mal à l'aise et vous laissez le chiffre où il était, parce que le baisser fait paraître pire le pipeline pondéré du trimestre prochain.

C'est le moment exact où la calibration a lieu ou n'a pas lieu. Ajustez les probabilités d'étape à ce qui a vraiment converti, même quand la réalité n'est pas flatteuse. Un chiffre plus bas et plus vrai est un meilleur instrument qu'un chiffre plus haut et flatteur. Vous êtes la seule personne qui le verra jamais, donc la seule que vous protégeriez, c'est vous.

Si vous étiez parti de probabilités estimées, c'est le trimestre où vous les remplacez enfin. Une estimation étiquetée comme telle, avec une date de remplacement, a le droit d'être fausse. Elle n'a pas le droit de le rester. Si vous n'avez pas encore fixé les vôtres, comment fixer les probabilités par étape vous donne une première version à calibrer.

Étape trois : calibrer une prévision des ventes avec trois estimations qui échouent différemment

Aucune méthode ne mérite une confiance aveugle. Pour calibrer une prévision des ventes, faites-en tourner trois qui cassent de façons différentes et regardez où elles divergent.

Quand les trois s'accordent à peu près, agissez avec une certaine confiance. Quand ce n'est pas le cas, l'écart est la découverte.

Engagé bien au-dessus de la tendance ? Demandez ce qui est différent cette fois, et méfiez-vous de la réponse. Pipeline pondéré très au-dessus de l'engagé ? Vous avez probablement des deals périmés ou des étapes optimistes. Tendance bien au-dessus des deux ? Votre pipeline est peut-être sous-enregistré, ce qui veut dire que des deals se signent sans avoir été correctement notés.

Les trois chiffres vont côte à côte, à chaque fois. Si vous ne voyez pas pourquoi l'engagé et le pondéré diffèrent, pipeline pondéré ou engagé explique le partage.

Étape quatre : lire les deals perdus comme une carte

Les deals perdus sont les données les moins chères que vous possédez. Vous les avez payés en soirées et en attention, et la plupart des gens jettent le reçu.

Une fois par trimestre, comptez les raisons de perte. La répartition vous dit sur quelle partie de l'entreprise travailler. Et comme vous portez toutes les casquettes, le décompte vous dit laquelle est la prochaine.

• Surtout le prix. La cible ou le packaging est mauvais.
• Surtout le timing. Vous qualifiez trop tôt.
• Un concurrent nommé. C'est une question de positionnement.
• Pas de décision. En général le plus gros groupe. L'argument du changement n'était pas assez fort, ce qui est un problème de message, pas de vente.

Traitez « pas de décision » comme une catégorie à part et examinez-la. Il est tentant de la classer en mauvaise chance. C'est la ligne la plus révélatrice du tableau.

Cela ne marche que si les raisons ont été saisies le jour même, avec les mots de l'acheteur, et non reconstituées dans le brouillard d'un trimestre. « Mauvais timing » n'apprend rien. Si votre relevé est maigre, commencez à l'améliorer cette semaine, car la calibration du trimestre prochain vaudra les notes de celui-ci.

Les signes que votre prévision ment

On peut parfois repérer une prévision qui dérive avant toute comparaison. Cherchez ceci :

• Chaque deal se signe dans la dernière semaine de la période.
• Les probabilités d'étape n'ont pas changé depuis un an.
• L'engagé est atteint pile, chaque trimestre.
• Presque rien n'est jamais marqué perdu, donc le pipeline ne fait que grossir.
• Les dates de clôture bougent mais les étapes jamais.

Le troisième surprend. Atteindre l'engagé pile à chaque fois ressemble à du talent. Cela veut en général dire que de bons deals sont retenus pour que l'annonce ne rate jamais. C'est le problème inverse du rembourrage, et il fausse le chiffre tout aussi mal.

Si l'un de ces signes vous décrit, le remède n'est pas un meilleur tableur. C'est la calibration ci-dessus.

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Un format qui tient sur une page

Rendez le bulletin ennuyeux et répétable. La même page chaque trimestre, pour pouvoir en poser deux côte à côte et voir si vous progressez.

Quatre titres suffisent. Ce que j'ai prévu. Ce qui s'est passé. L'écart, et son sens. Ce que je change à cause de lui. Ce dernier titre est celui qui compte. Une comparaison sans changement à la fin est une page de journal intime.

Gardez-la là où vous la retrouverez. Le trimestre prochain, lisez-la avant de fixer une seule probabilité. Vous serez surpris de voir à quelle vitesse on oublie la leçon qu'on a écrite.

Vérifiez aussi le pipeline du trimestre suivant

La calibration regarde en arrière. Servez-vous du même après-midi pour regarder en avant.

Recalculez votre ratio de couverture à partir du taux de réussite que vous venez de mesurer, puis vérifiez la couverture de la période suivante. Si elle est mince, planifiez la prospection dans le travail de cette semaine, pas « un jour ». Le calcul est dans comment calculer la couverture du pipeline. Un manque repéré maintenant est un travail de marketing. Un manque repéré dans trois mois est un chiffre raté.

Ensuite, passez l'engagé au plan de trésorerie en termes de trésorerie. C'est une conversion à part, avec ses propres pièges, et c'est le sujet de comment transformer une prévision des ventes en plan de trésorerie.

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Ce que vous avez le droit d'attendre de vous-même

Un avertissement honnête sur les premières rondes. Si vous avez peu de deals, vos chiffres trimestriels seront bruités. Une douzaine de résultats ne peut pas prouver grand-chose sur une probabilité, et un gros deal peut tordre toutes les moyennes.

Ce n'est pas grave. Traitez les premiers trimestres comme de l'étalonnage plutôt que de la prédiction. Nommez les gros deals à part. Écrivez ce que vous avez appris même si vous ne pouvez pas encore vous fier à l'arithmétique. L'habitude est ce que vous construisez, et les chiffres s'améliorent autour d'elle.

Le test pour savoir si vous savez calibrer une prévision des ventes n'est pas de savoir si la prévision a atteint son but. C'est de savoir si une décision s'est passée autrement à cause d'elle. Le sous-traitant que vous n'avez pas pris trop tôt. Les heures que vous n'avez pas coupées. La dépense publicitaire retenue un mois de plus. C'est là que la prévision gagne sa place, en général dans le trimestre qui suit la revue.

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Questions fréquentes

À quelle fréquence calibrer une prévision des ventes ?

Une fois par trimestre, par écrit, avec les résultats réels du trimestre passé sous les yeux. La revue hebdomadaire garde la prévision à jour. La calibration trimestrielle vous dit jusqu'où lui faire confiance.

Et si je n'ai pas assez de deals pour calibrer ?

Faites-le quand même, avec humilité. Les premiers trimestres sont de l'étalonnage plutôt que de la prédiction. Nommez les gros deals un par un, étiquetez vos probabilités comme des estimations, et remplacez-les à mesure que les résultats réels s'accumulent.

Dois-je changer mes probabilités d'étape même si elles ont mauvaise mine ?

Oui. Un chiffre plus vrai et plus bas fait un meilleur instrument qu'un chiffre flatteur. Vous êtes la seule personne à le lire, donc le protéger ne protège personne.

Atteindre mon engagé chaque trimestre est-il bon signe ?

Pas forcément. L'atteindre pile, à chaque fois, veut souvent dire que de bons deals sont retenus pour que l'annonce ne rate jamais. C'est aussi déformant que de rembourrer le pipeline d'espoir.

La méthode complète, avec les listes de contrôle, est dans Le Playbook de prévision des ventes, un playbook gratuit de 20 pages.