Calibrare le previsioni di vendita ogni trimestre

Per calibrare le previsioni di vendita, confrontale con quello che è successo, una volta a trimestre, per iscritto. Controlla il commit rispetto al chiuso reale, la probabilità di ogni fase rispetto a ciò che è davvero convertito e quante trattative si sono chiuse nel periodo indicato dalla loro data. Poi cambia i numeri perché combacino con la realtà.

Come calibrare le previsioni di vendita in un pomeriggio onesto

La tua previsione ha sbagliato ogni trimestre. Come quella di tutti. Non è questo il problema.

Il problema è che non sai quanto ha sbagliato, in quale direzione, o quali trattative hanno portato l'errore. Una previsione che è sempre un po' ottimista è uno strumento utile. La scontri e ti orienti. Una che a volte è giusta, a volte molto alta e ogni tanto bassa per motivi che non sai spiegare è meteo.

Imparare a calibrare le previsioni di vendita trasforma il meteo in uno strumento. Non è geniale. È un pomeriggio a trimestre con i numeri dell'ultimo trimestre e la voglia di leggerli senza sussultare.

Saltalo e la previsione accumula soltanto sicurezza. Fallo e la previsione impara. Nient'altro nella tua lista rende così tanto per il tempo che richiede.

Passo uno: i tre confronti

Non ti serve un dashboard. Ti servono tre domande, con risposta su carta, con le cifre reali davanti.

Domanda uno: com'è andato il commit rispetto a ciò che si è chiuso? Prendi le trattative che avevi messo nel commit a inizio periodo. Quante si sono chiuse in quel periodo? Sopra o sotto, e di quanto? È il tuo storico, ed è la risposta più diretta a "quanto posso fidarmi del mio numero?"

Domanda due: la probabilità di ogni fase corrispondeva a ciò che è convertito? Prendi ogni trattativa che era a una certa fase e chiediti quante sono finite vinte. Se la tua fase "proposta rivista" dice una certa quota, quella quota si è chiusa davvero? Vai fase per fase. I divari ti mostrano dove le definizioni delle fasi sono labili o le probabilità sono vecchie.

Domanda tre: quante trattative si sono chiuse quando diceva la loro data? È il controllo sui tempi. La maggior parte delle previsioni sbaglia sul quando, non sul se. Se molte delle tue vittorie sono arrivate dopo le loro date di chiusura, il tuo problema è lo slittamento, e la cura è una regola dello slittamento, non una probabilità diversa.

Scrivi le tre risposte in cima a una pagina. Quella pagina è la pagella della tua previsione.

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Passo due: cambia i numeri, anche quando fa male

È qui che la maggior parte delle persone si ferma in silenzio.

Fai il confronto. Mostra che la tua probabilità per le fasi avanzate era troppo generosa. Annuisci, ti senti vagamente a disagio e lasci il numero dov'era, perché abbassarlo fa sembrare peggiore la pipeline ponderata del prossimo trimestre.

Quello è il momento esatto in cui la taratura avviene o non avviene. Correggi le probabilità di fase perché combacino con ciò che è convertito davvero, anche quando la realtà è poco lusinghiera. Un numero più basso e più vero è uno strumento migliore di uno più alto e lusinghiero. Sei l'unica persona che lo vedrà mai, quindi l'unica persona che proteggeresti sei tu.

Se sei partito da probabilità stimate, questo è il trimestre in cui le sostituisci finalmente. Una stima etichettata come stima, con una data per sostituirla, può sbagliare. Non può restare sbagliata. Se non hai ancora fissato le tue, come impostare le probabilità per fase delle trattative ti dà una prima versione su cui calibrare.

Passo tre: calibra le previsioni di vendita con tre stime che sbagliano in modi diversi

Nessun metodo singolo merita fiducia cieca. Per calibrare le previsioni di vendita, usane tre che si rompono in modi diversi e guarda dove non concordano.

Quando le tre più o meno concordano, agisci con una certa fiducia. Quando no, il divario è la scoperta.

Commit molto sopra la tendenza? Chiediti cosa c'è di diverso stavolta, e diffida della risposta. Pipeline ponderata molto sopra il commit? Probabilmente hai trattative stantie o fasi ottimiste. Tendenza molto sopra entrambi? La tua pipeline potrebbe essere registrata male, il che significa che si chiudono trattative che non hai mai annotato come si deve.

I tre numeri vanno affiancati, ogni volta. Se non sei sicuro del perché commit e ponderata differiscano, pipeline ponderata contro pipeline impegnata spiega la divisione.

Passo quattro: leggi le trattative perse come una mappa

Le trattative perse sono i dati più economici che possiedi. Le hai pagate con serate e attenzione, e la maggior parte delle persone butta lo scontrino.

Una volta a trimestre, conta i motivi di perdita. La distribuzione ti dice su quale parte dell'attività lavorare. E poiché indossi tutti i cappelli, il conteggio ti dice qual è il prossimo.

• Soprattutto prezzo. Il target o il pacchetto sono sbagliati.
• Soprattutto tempistica. Stai qualificando troppo presto.
• Un concorrente con nome. È una questione di posizionamento.
• Nessuna decisione. Di solito il gruppo più grande. Il motivo per cambiare non era abbastanza forte, e questo è un problema di messaggio, non di vendita.

Tratta "nessuna decisione" come categoria a sé ed esaminala. Si è tentati di archiviarla come sfortuna. È la riga più rivelatrice della tabella.

Funziona solo se i motivi sono stati raccolti il giorno stesso, con le parole del compratore, e non ricostruiti in una nebbia trimestrale. "Brutto momento" non insegna niente. Se il tuo registro è magro, comincia a migliorarlo questa settimana, perché la taratura del prossimo trimestre sarà buona quanto le note di questo.

Segnali che la tua previsione sta mentendo

A volte si può intuire una previsione che va alla deriva prima di fare qualsiasi confronto. Cerca questi segnali:

• Ogni trattativa si chiude nell'ultima settimana del periodo.
• Le probabilità di fase non cambiano da un anno.
• Il commit viene centrato esattamente, ogni trimestre.
• Quasi niente viene mai segnato come perso, quindi la pipeline cresce soltanto.
• Le date di chiusura si spostano ma le fasi non cambiano mai.

Il terzo sorprende. Centrare il commit esattamente ogni volta sembra bravura. Di solito significa che le buone trattative vengono trattenute perché la previsione non sbagli mai. È il problema opposto all'imbottire, e distorce il numero altrettanto.

Se uno di questi ti descrive, la cura non è un foglio di calcolo migliore. È la taratura qui sopra.

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Un formato che sta in una pagina

Rendi la pagella noiosa e ripetibile. La stessa pagina ogni trimestre, così puoi mettere due pagelle affiancate e vedere se stai migliorando.

Bastano quattro titoli. Cosa ho previsto. Cosa è successo. Il divario, e la sua direzione. Cosa cambio a causa sua. L'ultimo titolo è quello che conta. Un confronto senza un cambiamento alla fine è una voce di diario.

Tienila dove la ritroverai. Il trimestre dopo, leggila prima di fissare una sola probabilità. Ti sorprenderà quanto in fretta dimentichi la lezione che hai scritto.

Già che ci sei, controlla la pipeline del prossimo trimestre

La taratura guarda indietro. Usa lo stesso pomeriggio per guardare avanti.

Ricalcola il tuo rapporto di copertura dal tasso di vittoria che hai appena misurato, poi controlla la copertura del periodo successivo. Se è sottile, metti i contatti nel lavoro di questa settimana, non in un "prima o poi". Il calcolo è in come calcolare la copertura della pipeline. Un divario che vedi adesso è un lavoro di marketing. Un divario che vedi tra tre mesi è un numero mancato.

Poi passa il commit al piano di cassa in termini di cassa. È una conversione a parte con le sue trappole, ed è il tema di come trasformare una previsione di vendita in un piano di cassa.

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Cosa puoi aspettarti da te stesso

Un avviso onesto sui primi giri. Se hai poche trattative, le tue cifre trimestrali saranno rumorose. Una dozzina di esiti non può dimostrare molto su una probabilità, e una sola trattativa grande può piegare ogni media.

Va bene. Tratta i primi trimestri come taratura anziché come previsione. Nomina le trattative grandi a parte. Scrivi cosa hai imparato anche se non puoi ancora fidarti dell'aritmetica. L'abitudine è ciò che stai costruendo, e i numeri migliorano attorno ad essa.

Il test di come calibri le previsioni di vendita non è se la previsione ha centrato. È se una decisione è andata diversamente per merito suo. Il collaboratore che non hai preso troppo presto. Le ore che non hai tagliato. La spesa in pubblicità che hai trattenuto un mese in più. È lì che la previsione si guadagna il posto, di solito nel trimestre dopo la revisione.

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Domande frequenti

Ogni quanto devo calibrare le previsioni di vendita?

Una volta a trimestre, per iscritto, con gli esiti reali dell'ultimo trimestre davanti. La revisione settimanale tiene aggiornata la previsione. La taratura trimestrale ti dice quanto fidarti.

E se non ho abbastanza trattative per calibrare?

Fallo comunque, con umiltà. I primi trimestri sono taratura anziché previsione. Nomina le trattative grandi una per una, etichetta le tue probabilità come stime e sostituiscile man mano che si accumulano esiti reali.

Devo cambiare le probabilità di fase anche se hanno un brutto aspetto?

Sì. Un numero più vero e più basso è uno strumento migliore di uno lusinghiero. Sei l'unica persona che lo legge, quindi proteggerlo non protegge nessuno.

Centrare il commit ogni trimestre è un buon segno?

Non necessariamente. Centrarlo esattamente, ogni volta, spesso significa che le buone trattative vengono trattenute perché la previsione non sbagli mai. Distorce quanto imbottire la pipeline di speranza.

Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook della previsione delle vendite, un playbook gratuito di 20 pagine.