Colloquio di valutazione:come tenerlo piccolo e breve

Per un colloquio di valutazione scegli un momento recente e preciso, di' cosa hai visto e cosa ne hai dedotto, poi chiedi se hai capito bene. Breve, scritto, con un seguito. Fallo questa settimana, non a una revisione futura.

Come fare un colloquio di valutazione senza trasformarlo in un evento

Per quindici anni sei stato dalla parte sbagliata. La valutazione vaga. La sorpresa. Il feedback arrivato mesi dopo il momento in cui sarebbe servito.

Ora hai un primo collaboratore, un freelance, forse una prima assunzione vera. E stai per ripetere tutto, perché nessuno ti ha mai mostrato un altro modo.

Eccolo. Un colloquio di valutazione non è una riunione fissata una volta all'anno e temuta per un mese. Sono trenta secondi di onestà su una cosa sola, detti mentre ve la ricordate entrambi. Tutta l'idea è qui. Il resto è dettaglio.

La maggior parte dei consigli lo fa sembrare una trattativa delicata. Non lo è. È un'abitudine. La versione difficile esiste solo perché si è saltata quella facile.

Prima di aprire bocca

La preparazione dura due minuti, non due ore. Ti servono tre cose.

Un'osservazione precisa. Non "i tuoi aggiornamenti sono deboli". Un momento. Qualcosa che avete visto entrambi. Se non riesci a indicare un momento, non hai ancora un feedback. Hai un umore.

Un esempio recente. Abbastanza recente da ricordarlo entrambi. Martedì scorso va bene. Il trimestre scorso no. Più aspetti, meno è un'osservazione e più è una sentenza.

Qualcosa che sta andando bene. Preciso e vero. Non un cuscinetto per far passare la critica. Un'informazione dello stesso identico tipo. Spesso le persone non sanno quale parte del loro lavoro apprezzi di più, e così ottimizzano quella sbagliata. Diglielo.

Poi separa due cose nella tua testa. Che cosa hai osservato davvero? E che cosa ne hai concluso? La prima è un fatto. La seconda è un'ipotesi. Le dirai entrambe ad alta voce, e le etichetterai.

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Nella stanza: l'ordine che funziona

Parti con una domanda. "Come pensi sia andata?" Non saltarla. Spesso dicono proprio quello che stavi per dire tu, e arriva molto meglio da loro. Anche quando non succede, scopri cosa pensano, che è il vuoto più importante della conversazione.

Poi dai la tua osservazione. Comportamento, non carattere. "Nella call di martedì, quando il cliente ha chiesto dei tempi, hai dato tre risposte diverse in cinque minuti" è qualcosa di cui si può discutere. "Sei disorganizzato" è una sentenza, e con una sentenza nessuno può fare niente.

Poi offri la tua interpretazione come ipotesi. "Penso che se ne siano andati confusi. È così?" Ora possono aggiungere ciò che non sai. Al cliente era stato detto qualcosa di diverso. La scadenza si è spostata. Non hai mai passato un pezzo di contesto. Lavori da solo per gran parte della giornata, quindi la tua vista è parziale. Comportati di conseguenza.

Poi ascolta. Davvero. Prima di ripetere la tua versione, ascolta il contesto che ti mancava.

Ecco l'intera sequenza in un colpo d'occhio.

Sei passi. Sembrano tanti. Detti ad alta voce, è una conversazione breve, e a volte sono trenta secondi davanti a uno schermo.

Dì le cose buone, e pensale davvero

Se il tuo unico feedback è una critica, li hai addestrati. Ogni volta che chiedi due parole, a loro si stringe lo stomaco. Presto smettono di portarti i problemi, perché portare un problema significa avere due parole.

Il riconoscimento preciso lo risolve. "Il modo in cui hai gestito quel rimborso era giusto, ed ecco perché" fa due lavori. Dice loro cosa ripetere. E rende il feedback ordinario, una parte normale del lavorare insieme invece di una sirena.

Non fare il panino. Il vecchio trucco di avvolgere la critica nell'elogio insegna alle persone a sussultare davanti all'elogio. Dai la buona notizia per i suoi meriti, quando è vera, e dai la cattiva notizia in modo chiaro quando è vera quella.

Come suona un colloquio di valutazione

Mettiamo che tu abbia ingaggiato un freelance per gestire le risposte ai clienti. Mercoledì è uscita una risposta cordiale che però non rispondeva alla domanda. Ecco tutto.

"Cosa pensi della risposta di mercoledì a quel cliente?" Pensano che sia andata bene. Bene. Ora sai dove sono.

"Ecco cosa ho visto. Il cliente chiedeva se il rimborso sarebbe arrivato questa settimana, e la risposta non lo diceva. Ecco cosa ne ho dedotto: non eri sicuro, quindi hai girato intorno. È così?"

Forse sì. Forse non conoscevano la politica sui rimborsi, che è una tua lacuna, non la loro. Qualunque risposta è utile. In ogni caso esci con qualcosa da cambiare.

"Il tono era giusto, tra l'altro. Mantienilo." Poi tre righe in un appunto. Fatto.

È un archetipo, non un caso reale. Ma nota che non c'è nessun dramma. È questo il punto. Piccolo e presto sembra che non sia successo niente.

Apri il canale anche nell'altro senso

Chiedi cosa dovresti fare diversamente. Poi fai la parte difficile: rispondi bene, almeno una volta, dove possano vederlo.

Se chiedi e poi ti irriti, il canale si chiude per sempre. Capiscono che la domanda era retorica. E perdi la tua unica fonte. Nessun altro ti dirà com'è lavorare per te. Gestisci tutto da solo, e nessuno si offrirà di dirtelo.

Quindi quando dicono qualcosa su cui puoi agire, agisci. In modo visibile. Di' "mi hai detto che i brief arrivano troppo tardi, quindi da lunedì arrivano il venerdì". Quella sola mossa vale più di un anno di domande.

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Cosa fare subito dopo

Scrivilo. Tre righe. Cosa abbiamo discusso. Cosa abbiamo concordato. Cosa succede dopo. Non è sorveglianza. È memoria. Senza, gli schemi restano invisibili, e una conversazione tra sei mesi non ha una storia su cui appoggiarsi.

Protegge anche loro. Se mai arriva una decisione difficile, una traccia scritta di feedback dato e supporto offerto è ciò che la rende giusta invece che una sorpresa.

Poi metti una data al seguito. Non una grande. Solo un momento in cui chiedi: "è diventato più facile?" È la parte che tutti saltano, ed è quella che trasforma una chiacchierata in miglioramento. Ne parlo meglio in come fare il follow up sul feedback.

Cosa non fare quel giorno

• Non accumulare. Se tieni tre osservazioni per una conversazione "seria", l'hai già resa più difficile.
• Non mescolare i soldi. Appena compare la paga, tutto ciò che hai detto diventa giustificazione di una cifra. Tienili separati. Feedback, sviluppo e retribuzione sono conversazioni diverse.
• Non tirare in ballo gli obiettivi. Quello che hanno raggiunto o mancato è un altro documento e un altro ritmo. Dillo ad alta voce, presto, e tieni il punto la prima volta che sarebbe comodo rompere la regola.
• Non travestire un'interpretazione da fatto. Così il feedback diventa un'accusa. Vedi osservazione e interpretazione.

L'elenco è breve perché gli errori sono pochi. Quasi tutti si riducono a tempismo e precisione, non a mancanza di gentilezza. Sono entrambe abitudini. Le abitudini sono disponibili questa settimana.

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Serve un contesto formale?

No. Gestisci un'attività di una persona con forse un'altra dentro. Una valutazione formale con modulo e punteggio aggiunge burocrazia e nient'altro. Sai già come sta andando.

Ti serve invece uno spazio che esista, così non devi mai decidere di iniziare un discorso difficile quando sei stanco. È proprio quella la decisione che viene rimandata. Uno spazio fisso, breve e regolare la elimina. Se non l'hai ancora fissato, parti da come impostare la frequenza dei one to one.

E fallo prima che arrivi la pressione. La prima conversazione non dovrebbe riguardare un problema. Falla ordinaria, presto, su qualcosa di piccolo, così che la seconda, quella difficile, abbia un posto dove atterrare.

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Domande frequenti

Quanto deve durare un colloquio di valutazione?

Quanto basta al punto. Una piccola osservazione può durare trenta secondi. Una più grande raramente richiede più di un breve incontro. Se servono un'ora di preparazione, hai aspettato troppo.

Devo partire dal positivo o dal negativo?

Parti con una domanda su come pensano sia andata. Poi condividi ciò che hai visto, buono o cattivo, per i suoi meriti. Non avvolgere la critica nell'elogio per ammorbidirla. L'elogio è informazione, non una confezione.

E se non sono d'accordo con me?

Trattalo come informazione, non come resistenza. C'erano per cose a cui tu non c'eri. Ascolta prima la sostanza. Se dopo continui a non essere d'accordo, dillo chiaramente e di' cosa avresti bisogno di vedere.

Devo scrivere qualcosa?

Sì, poche righe ogni volta: cosa si è discusso, cosa si è concordato, cosa succede dopo. È memoria, non sorveglianza, ed è ciò che rende giusta qualsiasi decisione successiva.

Il metodo completo per ogni colloquio di valutazione, con le checklist, è in Il Playbook del feedback ai collaboratori, un playbook gratuito di 21 pagine.