Errori nell'incasso da evitare:i nove che ti costano
Errori nell'incasso da evitare: nove abitudini che lasciano non incassati i tuoi soldi, dalla fattura tardiva al lavoro mai fermato, ognuna con la soluzione.
Gli errori nell'incasso da evitare sono nove: trattare gli incassi come amministrazione, fatturare in ritardo, sbagliare i dettagli della fattura, non chiedere mai un acconto, non sollecitare il primo ritardo, sollecitare solo quando ti ricordi, aprire con un'accusa, rincorrere una contestazione e non fermare mai il lavoro.
I nove errori nell'incasso da evitare
Guarda di nuovo l'elenco. Nessuno di questi errori nell'incasso è finanziario.
Nessuno di loro ha sbagliato i conti. Hanno sbagliato di coraggio e di routine. Non volevano chiedere, quindi hanno aspettato. Non avevano un sistema, quindi si sono affidati alla memoria. È una buona notizia. Un sistema risolve entrambe le cose, e puoi costruirlo questa settimana.
Ogni errore qui sotto lascia soldi guadagnati non incassati. Ognuno è evitabile. Ti do l'errore, il costo reale e la soluzione, in quest'ordine, e lo tengo breve perché hai da fare.
Errore uno: trattare gli incassi come amministrazione
L'amministrazione è ciò che fai quando hai finito le cose importanti. L'incasso è il capitale più economico che raccoglierai mai.
Raccogliere capitale costa quote societarie e richiede mesi. Il debito costa interessi. Tagliare i costi costa capacità. Incassare una fattura scaduta costa un'email e un po' di disagio, e i soldi sono già tuoi. È anche l'unica fonte di cassa senza alcun lato negativo.
La soluzione: metti mezz'ora in calendario ogni mese e chiamala per quello che è. Una revisione dei soldi più economici che hai.
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Il lavoro è finito, sei passato oltre, e la fattura è partita undici giorni dopo. Sono soldi regalati prima che qualcuno abbia sbagliato qualcosa.
La soluzione: decidi quale evento fa partire una fattura e fallo accadere subito. Non in un lotto mensile comodo per il ritmo della tua amministrazione e inutile per la tua cassa.
Errore tre: sbagliare i dettagli della fattura
Un riferimento mancante non viene respinto con rumore. Resta fermo, invisibile, mentre tu pensi che venga elaborato. È la prima causa di pagamento in ritardo, e nessun sollecito la risolve.
La soluzione: chiedi al cliente all'inizio come paga, quale soggetto, quale casella, quale riferimento. Cinque minuti, una volta sola. Come rendere facile ai clienti pagarti ha la routine completa.
Errore quattro: non chiedere mai un acconto
La posizione più forte non è sollecitare bene. È non averne bisogno.
Si teme che chiedere sembri sfiducia. Nella pratica la richiesta è normale, e la reazione è quasi sempre più mite della paura. Paghi quella paura ogni volta che finanzi il progetto di un cliente con i tuoi soldi.
La soluzione: chiedi un acconto sul prossimo lavoro. Solo per scoprire quanto è mite la reazione. I meccanismi sono in come farsi pagare prima di iniziare il lavoro.
Errore cinque: non sollecitare il primo ritardo
Il primo pagamento in ritardo fissa il ritmo di tutto il rapporto. Paga con sessanta giorni di ritardo una volta e non sentire niente, e il cliente ha imparato quali sono le tue condizioni, qualunque cosa dica la fattura. Ogni fattura successiva ne segue l'esempio.
La disciplina costa meno proprio all'inizio e diventa più imbarazzante da introdurre dopo.
La soluzione: sollecita il primo, subito e con garbo. Non è essere difficili. È stabilire le condizioni che governeranno il rapporto, nell'unico momento in cui farlo è facile.
Errore sei: sollecitare solo quando ti ricordi
I promemoria mandati quando ti ricordi sono irregolari, tardivi e portano l'umore che avevi. I promemoria mandati a calendario sono costanti e senza emozioni esattamente nel modo giusto.
La soluzione: automatizzali, partendo prima della scadenza. Così partono nelle sere in cui sei troppo stanco per essere coraggioso. Cioè quasi tutte.
Errore sette: aprire con un'accusa
La maggior parte dei pagamenti in ritardo è un errore di processo, non cattiva volontà. Un messaggio accusatorio garantisce che non ti diranno mai cosa è andato davvero storto, perché nessuno spiega un ostacolo a chi lo ha appena insultato.
La soluzione: apri presupponendo buona volontà. Volevo capire se c'è qualcosa che blocca questo pagamento da parte vostra. I passi di escalation sono in come sollecitare un pagamento in ritardo.
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Se il cliente crede di non dovere nulla, o non tutto, non è una conversazione sul pagamento. Salire di tono la peggiorerà parecchio.
La soluzione: prima di salire di livello, capisci in quale di tre situazioni sei. Disorganizzazione, incapacità o contestazione. I rimedi sono completamente diversi, e solo uno è una questione di recupero crediti.
Errore nove: non fermare mai il lavoro
Continuare a consegnare senza essere pagati significa prestare ancora a chi non ha restituito il prestito precedente. Gli insegna anche che le tue condizioni sono decorative.
La soluzione: decidi dove sta il limite, dillo in modo chiaro e in anticipo, poi applicalo. Fermare il lavoro è proporzionato e molto più efficace di un'altra email, ma solo se l'hai annunciato prima.
I nove errori nell'incasso a confronto
Se hai solo un minuto, questa tabella degli errori nell'incasso è la pagina da tenere.
| Errore | Cosa è davvero | La soluzione in una riga |
|---|---|---|
| Incassi come amministrazione | Trascuratezza del capitale economico | Una mezz'ora al mese |
| Fatturare in ritardo | Routine | Fattura sull'evento che la fa partire |
| Dettagli della fattura sbagliati | Non chiedere | Chiedi all'inizio come pagano |
| Nessun acconto | Coraggio | Chiedi una volta, scopri che è mite |
| Primo ritardo non sollecitato | Coraggio | Sollecita il primo |
| Sollecitare quando ti ricordi | Routine | Automatizza i promemoria |
| Aprire con un'accusa | Coraggio | Presupponi buona volontà, chiedi cosa blocca |
| Rincorrere una contestazione | Diagnosi | Identifica prima la situazione |
| Non fermare mai il lavoro | Coraggio | Fissa in anticipo il punto di arresto |
Conta la colonna di mezzo. Coraggio e routine, coraggio e routine. Di finanza non ce n'è quasi.
L'errore sotto gli errori nell'incasso
Tutti e nove hanno una radice comune. Hai preso sul momento una decisione che avresti dovuto prendere in anticipo.
Sul momento eviti il sollecito perché il cliente ti piace. Oppure reagisci in modo eccessivo perché sei preoccupato. Nessuno dei due produce un buon risultato, ed entrambi sono più probabili alle undici di sera. Per questo la scala, il punto di arresto e la regola per chi paga sempre in ritardo vanno scritti prima che servano. Una regola scritta non è burocrazia. È un modo di restare calmo in una brutta sera.
Spiega anche qualcosa di strano. Il ritardo nei pagamenti è uno schema che riguarda te quanto i tuoi clienti. Un cliente che paga in ritardo e non sente niente ha imparato le tue vere condizioni. Quindi il sistema che costruisci non serve a essere duro. Serve a essere chiaro, con coerenza, dalla prima fattura.
Se hai già un cliente che paga sempre in ritardo, vedi come gestire un cliente che paga sempre in ritardo. È la stessa disciplina applicata dopo che l'abitudine si è formata.
C'è una versione pratica. Scegli la peggior settimana che riesci a immaginare: una scadenza, una brutta notte di sonno, un cliente arrabbiato per qualcosa che non c'entra. Ora chiediti come sarebbero i tuoi incassi. Se la risposta è che si fermerebbero, il sistema vive ancora nella tua testa. Spostalo su un calendario, un modello e un elenco, e sopravvive anche alle settimane brutte. È il vero test per capire se hai risolto l'errore o l'hai solo notato.
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Ripassa i nove. Segna quelli che hai commesso il mese scorso. Sii spietato.
- Scegli i due che ti sono costati di più. Non tutti e nove. Due.
- Sistema prima quello di routine. Il momento della fattura e i solleciti automatici sono vittorie rapide.
- Poi quello di coraggio. Chiedi un acconto, o sollecita oggi la fattura più vecchia.
- Metti la revisione mensile in calendario. Elenco degli scaduti, totale dovuto, quanto ci mettono davvero.
Guarda quanto ci vuole, in media, per essere pagato, come numero e non come sensazione. Se si allunga, è uno dei primi segnali d'allarme che avrai che qualcosa non va, coi tuoi clienti o nel tuo processo.
Correggere gli errori nell'incasso è tutto il lavoro. Non è la parte interessante dell'attività. È la parte che ti permette di andare avanti.
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Quale tra gli errori nell'incasso costa di più?
Di solito trattare gli incassi come amministrazione, perché sta sotto gli altri. Se non prendi sul serio il capitale più economico che hai, fatturerai in ritardo, solleciterai a casaccio e salterai l'acconto. Correggi l'atteggiamento e la routine segue.
Chiedere un acconto è davvero normale?
Sì. Gli acconti sono del tutto normali, e la paura di sembrare diffidenti è quasi sempre sproporzionata rispetto alla reazione vera. Qui le persone chiedono meno che ovunque.
Come capisco se una fattura in ritardo è una contestazione?
Chiedi. Una breve domanda amichevole su cosa la blocca di solito lo rivela. Se il cliente crede di non dovere nulla, o non tutto, smetti di sollecitare e portala alla risoluzione.
E se ne ho già commessi diversi?
Tutti. Sono mancanze di coraggio e di routine, non di finanza, quindi un sistema le risolve. Parti dalla fattura scaduta più vecchia, poi imposta termini e solleciti perché la prossima sia diversa.
Il metodo completo, con le checklist, è in Il Playbook per incassare le fatture, una guida gratuita di 22 pagine.
Quanto sei intrappolato, davvero?
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