Erros de cobrança a evitar:os nove que te custam dinheiro
Erros de cobrança a evitar: nove hábitos que deixam dinheiro ganho por receber, de faturar tarde a nunca parar o trabalho, cada um com a solução numa linha.
Os erros de cobrança a evitar resumem-se a nove: tratar a cobrança como burocracia, faturar tarde, errar nos dados da fatura, nunca pedir um sinal, não cobrar o primeiro atraso, cobrar só quando te lembras, abrir com uma acusação, insistir numa disputa e nunca parar o trabalho.
Os nove erros de cobrança a evitar
Olha outra vez para a lista. Nenhum destes erros de cobrança é financeiro.
Ninguém nela falhou na matemática. Falharam na coragem e na rotina. Não quiseram pedir, por isso esperaram. Não tinham um sistema, por isso confiaram na memória. É uma boa notícia. Um sistema resolve ambos, e podes montá-lo esta semana.
Cada erro abaixo deixa dinheiro ganho por cobrar. Todos são evitáveis. Dou-te o erro, o custo real e a solução, por esta ordem, e sou curto porque estás ocupado.
Erro um: tratar a cobrança como burocracia
Burocracia é o que fazes quando se acabaram as coisas importantes. A cobrança é o capital mais barato que alguma vez vais angariar.
Angariar dinheiro custa capital da empresa e leva meses. A dívida custa juros. Cortar custos custa capacidade. Cobrar uma fatura em atraso custa um email e algum desconforto, e o dinheiro já é teu. É também a única fonte de caixa sem qualquer desvantagem.
A solução: reserva meia hora na agenda todos os meses e chama-lhe o que é. Uma revisão do dinheiro mais barato que tens.
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O trabalho acabou, seguiste em frente, e a fatura saiu onze dias depois. É dinheiro oferecido antes de alguém ter feito algo de errado.
A solução: decide que acontecimento dispara uma fatura e faz isso de imediato. Não num lote mensal que serve o teu ritmo burocrático e a tesouraria de ninguém.
Erro três: errar nos dados da fatura
Uma referência em falta não é rejeitada com estrondo. Fica parada, invisível, enquanto presumes que está a ser processada. É a principal causa de pagamento tardio, e nenhuma quantidade de cobranças a resolve.
A solução: pergunta ao cliente logo no início como paga, que entidade, que caixa de correio, que referência. Cinco minutos, uma vez. Como facilitar o pagamento aos clientes tem a rotina completa.
Erro quatro: nunca pedir um sinal
A posição mais forte não é cobrar bem. É não precisares de cobrar.
As pessoas receiam que pedir pareça desconfiança. Na prática, o pedido é normal, e a reação é quase sempre mais branda do que o medo. Pagas por esse medo de cada vez que financias o projeto de um cliente do teu bolso.
A solução: pede um sinal no próximo trabalho. Só para perceberes quão branda é a reação. A mecânica está em como receber antes de começares o trabalho.
Erro cinco: não cobrar o primeiro atraso
O primeiro atraso define o calendário da relação inteira. Paga uma vez sessenta dias depois e não ouve nada, e o cliente aprendeu quais são os teus prazos, diga a fatura o que disser. Todas as faturas seguintes vão atrás.
A disciplina é mais barata logo no início e fica mais desconfortável de introduzir depois.
A solução: cobra o primeiro, com prontidão e educação. Não é ser difícil. É estabelecer os prazos que vão reger a relação, no único momento em que fazê-lo é fácil.
Erro seis: cobrar só quando te lembras
Os lembretes enviados quando te lembras são irregulares, tardios e trazem o humor que tinhas. Os lembretes enviados com calendário são consistentes e sem emoção exatamente da forma certa.
A solução: automatiza-os, começando antes do vencimento. Assim acontecem nas noites em que estás demasiado cansado para ser corajoso. Que são quase todas.
Erro sete: abrir com uma acusação
A maioria dos atrasos é uma falha de processo, não má vontade. Uma mensagem acusatória garante que nunca te dizem o que realmente correu mal, porque ninguém explica um obstáculo a quem acabou de o insultar.
A solução: abre a presumir boa vontade. Queria perceber se há alguma coisa a atrasar isto do vosso lado. Os passos de escalada estão em como cobrar um pagamento em atraso.
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Se o cliente acredita que não deve, ou não tudo, esta não é uma conversa de pagamento. Escalar vai piorá-la consideravelmente.
A solução: antes de escalares, percebe em qual de três situações estás. Desorganização, incapacidade ou disputa. Os remédios são completamente diferentes, e só um deles é uma questão de cobrança.
Erro nove: nunca parar o trabalho
Continuar a entregar sem receber é emprestar mais a quem não reembolsou o último empréstimo. Ensina-lhe também que os teus prazos são decorativos.
A solução: decide onde está a linha, diz-a com clareza e com antecedência, e aplica-a. Parar o trabalho é proporcional e muito mais eficaz do que mais um email, mas só se o tiveres sinalizado primeiro.
Os nove erros de cobrança lado a lado
Se só tens um minuto, esta tabela de erros de cobrança é a página a guardar.
| Erro | O que realmente é | A solução numa linha |
|---|---|---|
| Cobrança como burocracia | Descuido de capital barato | Meia hora por mês |
| Faturar tarde | Rotina | Faturar no acontecimento que dispara |
| Dados da fatura errados | Não perguntar | Perguntar como pagam logo no início |
| Sem sinal | Coragem | Pedir uma vez, perceber que é leve |
| Primeiro atraso sem cobrança | Coragem | Cobrar o primeiro |
| Cobrar quando te lembras | Rotina | Automatizar os lembretes |
| Abrir com uma acusação | Coragem | Presumir boa vontade, perguntar o que bloqueia |
| Insistir numa disputa | Diagnóstico | Identificar primeiro a situação |
| Nunca parar o trabalho | Coragem | Fixar o ponto de paragem com antecedência |
Conta a coluna do meio. Coragem e rotina, coragem e rotina. Quase não há finanças nisto.
O erro que está por baixo dos erros de cobrança
Os nove partilham uma raiz. Tomaste no momento uma decisão que devias ter tomado com antecedência.
No momento, evitas a cobrança porque gostas deles. Ou reages em excesso porque estás preocupado. Nenhuma produz um bom resultado, e ambas são mais prováveis às onze da noite. É por isso que a escada, o ponto de paragem e a política para os maus pagadores persistentes se escrevem antes de precisares deles. Uma regra escrita não é burocracia. É uma forma de ficares calmo numa noite má.
Explica também algo estranho. O pagamento tardio é tanto um padrão sobre ti como sobre os teus clientes. Um cliente que paga tarde e não ouve nada aprendeu os teus prazos reais. Por isso o sistema que constróis não é para seres duro. É para seres claro, de forma consistente, desde a primeira fatura.
Se já tens um mau pagador persistente, vê como lidar com um cliente que paga sempre tarde. É a mesma disciplina aplicada depois de o hábito se ter formado.
Há uma versão prática disto. Escolhe a pior semana que consigas imaginar: um prazo de entrega, uma noite mal dormida, um cliente chateado com algo não relacionado. Agora pergunta como seriam as tuas cobranças. Se a resposta é que simplesmente parariam, o sistema ainda vive na tua cabeça. Passa-o para um calendário, um modelo e uma lista, e sobrevive também às semanas más. Esse é o verdadeiro teste para saber se corrigiste o erro ou apenas reparaste nele.
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Percorre os nove. Marca os que cometeste no mês passado. Sê implacável.
- Escolhe os dois que mais te custaram. Não os nove. Dois.
- Corrige primeiro o de rotina. O momento de faturar e os lembretes automáticos são ganhos rápidos.
- Faz a seguir o de coragem. Pede um sinal, ou cobra hoje a fatura mais antiga.
- Põe a revisão mensal na agenda. Lista de atrasos, total em dívida, quanto tempo as pessoas realmente demoram.
Acompanha quanto tempo, em média, demoras a receber, como um número e não como uma sensação. Se está a aumentar, é um dos primeiros sinais de alerta que vais ter de que algo está errado, quer nos teus clientes quer no teu próprio processo.
Corrigir os erros de cobrança é o trabalho todo. Não é a parte interessante do negócio. É a parte que significa que podes continuar.
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Qual dos erros de cobrança custa mais?
Normalmente tratar a cobrança como burocracia, porque está por baixo dos outros. Se não levas a sério o capital mais barato que tens, vais faturar tarde, cobrar de forma irregular e saltar o sinal. Corrige a atitude e a rotina vem a seguir.
Pedir um sinal é mesmo normal?
Sim. Os sinais são perfeitamente normais, e o medo de parecer desconfiar de alguém é quase sempre desproporcionado face à reação real. As pessoas pedem de menos aqui com mais consistência do que em qualquer outro lado.
Como sei se uma fatura em atraso é uma disputa?
Pergunta. Uma pergunta curta e simpática sobre se há algo a atrasá-la costuma revelá-lo. Se o cliente acredita que não deve, ou não tudo, pára de cobrar e leva o caso para a resolução.
E se já cometi vários destes erros?
Toda a gente cometeu. São falhas de coragem e de rotina, não de finanças, por isso um sistema resolve-as. Começa pela fatura em atraso mais antiga e depois monta os prazos e os lembretes para a próxima ser diferente.
O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook da cobrança de faturas, um guia gratuito de 22 páginas.
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