Quanti follow up fare prima di fermarti? Fissa il limite

Quanti follow up fare prima di fermarti? Non esiste un numero magico, e chi te ne dà uno tira a indovinare. Decidi il limite in anticipo per ogni situazione, cambia canale prima di fermarti e fai dell'ultimo messaggio una chiusura onesta. Due tentativi sono pochi. Senza fine è peggio.

Quanti follow up fare prima di fermarti? Decidilo prima di cominciare

Vuoi un numero. Lo vogliono tutti. "Mandane cinque e fermati." "Mandane sette." È rassicurante.

Non ti dirò quanti follow up sono giusti, e ti spiego perché. Il numero giusto dipende dalla trattativa, e nessuno che non abbia visto la tua pipeline lo sa. Una richiesta appena arrivata e rimasta senza risposta non è lo stesso animale di una proposta su cui un compratore ha promesso di decidere. Trattarle allo stesso modo è come finisci per sbagliare in entrambe le direzioni.

Quello che ti do è la cosa che conta più del numero: il limite va fissato in anticipo. Prima del primo follow-up. Non sul momento, quando a decidere è il tuo umore.

Perché? Perché senza un limite il follow-up ha due modi di fallire. Sono opposti. E probabilmente soffri di uno dei due.

I due modi in cui sbagli il numero di follow up

Il primo è il caso comune quando ti chiedi quanti follow up bastano. Le persone si arrendono dopo due tentativi con compratori che avrebbero risposto al quarto. Non perché il compratore abbia detto no, ma perché due messaggi senza risposta sembravano abbastanza rifiuto da sopportare. Non era un rifiuto. Era una persona occupata.

Il secondo è più sottile e si traveste da ottimismo. Tenere in vita una trattativa morta sembra speranza. In realtà è un modo di non ammettere una perdita. Chiuderla sembra un fallimento. Quindi non lo fai, e resta nella pipeline a falsare le tue previsioni.

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Cosa decidere, in ordine

Tre decisioni. Richiedono tutte pochi minuti.

Uno: il massimo per ogni situazione. Una richiesta appena arrivata che non risponde mai. Una trattativa dopo un buon incontro. Una in attesa della decisione su una proposta. Una andata in silenzio. Ognuna ha il suo limite, perché dietro ciascuna c'è una quantità diversa di buona volontà. Un compratore che ha passato una lunga riunione con te si è guadagnato più pazienza di un estraneo che ha compilato un modulo una volta.

Due: dove cambia il canale. Tre email senza risposta e una quarta difficilmente arriva. È una regola empirica della guida, e conviene usarla come campanello d'allarme. Quando lo stesso canale ha fallito più volte, il tentativo successivo deve arrivare altrove: una chiamata breve, un messaggio dove vi siete conosciuti, una nota tramite chi vi ha presentati. Conta come un follow-up, non come uno in più. Alcune persone rispondono solo al telefono. Magari non stavi parlando con un no. Stavi parlando alla stanza sbagliata.

Tre: l'ultimo messaggio. Scrivilo adesso. Sarai tentato di improvvisare quando arriva il momento, e improvviserai qualcosa di amaro o di dispiaciuto.

L'ultimo messaggio

La migliore nota finale è onesta e rende facile andarsene. Non hai avuto notizie. Immagini che i tempi non siano quelli giusti. Chiudi la pratica per ora. Sono i benvenuti quando tornerà rilevante.

Tutto qui. È breve. È cordiale. Non fa sentire in colpa nessuno.

E qui viene il bello. Spesso produce la risposta che i tentativi precedenti non hanno prodotto. Perché? Perché è il primo messaggio che chiede qualcosa di facile. Un sì, un no o un "non ora". Ogni messaggio precedente chiedeva al compratore di lavorare. Questo lo lascia libero, e le persone rispondono quando sono libere.

Il che significa che la fine della tua sequenza di follow-up a volte è il punto in cui la trattativa riparte. Non saltarla per educazione. È l'opzione educata.

Cosa succede dopo l'ultimo messaggio

Se rispondono, sei di nuovo in una trattativa viva, con un passo successivo nuovo e una data nuova. Se non rispondono, chiudi la trattativa e registra perché, anche quando il motivo è solo "nessuna risposta".

Fallo. Una pipeline piena di trattative che non si muoveranno mai falsa le tue previsioni, nasconde le trattative che hanno davvero bisogno di attenzione e ti permette di evitare ciò che "nessuna decisione" ti sta dicendo. Chiudere una trattativa non è rinunciare alla persona. È essere precisi sulla pipeline.

Poi usa il motivo. Quando riguardi le trattative chiuse, scoprirai spesso che la perdita non era un concorrente o un prezzo. Era il nulla. Il compratore non ha mai deciso. Quella categoria è diagnostica. Di solito significa che parlavi con qualcuno senza l'autorità di comprare, o il problema non era urgente, o il passo successivo non era mai abbastanza chiaro da poter agire. Ognuno ha una soluzione diversa, ma nessuno si vede se non l'hai registrato.

Se una trattativa che hai chiuso torna in vita più avanti, è un altro lavoro, e come riattivare una trattativa lo affronta.

Perché ti fermi nel momento sbagliato

Guarda di nuovo i due errori. Nessuno riguarda il compratore. Riguardano entrambi te.

Ti fermi presto perché inseguire sembra elemosinare, e preferiresti non sentirlo. Non ti fermi mai perché finire sembra perdere, e preferiresti non sentire nemmeno questo. In entrambi i casi è un'emozione a decidere qualcosa che dovrebbe decidere una regola.

Ecco perché l'umore è una guida così scarsa. Emotivamente inseguirai le persone che ti piacciono e abbandonerai quelle che ti intimidiscono, e nessuna delle due cose indica chi comprerà. Un limite scritto toglie di mezzo le tue emozioni. La trattativa raggiunge il suo numero, e il resto lo fa la regola.

Cambia anche il modo in cui si vive una trattativa silenziosa. Senza un limite, ogni silenzio è una domanda aperta che ti porti dietro. Con un limite, un silenzio è solo la riga successiva di un elenco. Sai cosa succede alla fine, quindi puoi smettere di preoccuparti del mezzo.

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Come il limite si inserisce in una settimana piena

Non devi tenerlo a mente. Ripeteresti l'errore iniziale, perché la memoria fallisce in silenzio.

Metti il conteggio dei tentativi nello stesso posto in cui tieni il passo successivo e la sua data. Ogni volta che fai follow-up, registralo in una riga: cosa hai mandato, cosa hai chiesto, cosa succede dopo. Una nota veloce batte una accurata che non scrivi mai.

Poi, una volta a settimana, guarda ogni trattativa oltre il suo limite. La regola è semplice: ognuna viene chiusa con un motivo. Nessuna resta lì perché chiuderla è scomodo. Se una trattativa è fredda ed è ancora dentro il limite, prende una decisione: la riattivi con un motivo vero, oppure la chiudi.

L'errore è lasciarla stare. Le trattative fredde che nessuno guarda si accumulano. Sono anche esattamente quelle in cui un follow-up ben calibrato trasforma più spesso una perdita silenziosa in una vittoria tardiva. Quindi guarda.

Il tetto di cui nessuno parla

La persistenza ha un limite di tolleranza. Oltre un certo punto smette di sembrare diligenza e comincia a sembrare pressione, e rovini una relazione che magari avrebbe comprato più avanti.

Quindi il massimo non serve solo a salvare il tuo tempo. Protegge la persona dall'altra parte. Un compratore che non hai tormentato può tornare tra un anno. Uno che hai sfinito no.

Ecco anche perché ogni tentativo ha bisogno di un motivo per rispondere. Cinque messaggi identici sono un solo messaggio mandato cinque volte. Cinque messaggi diversi e utili sono una conversazione. Se ti servono idee su cosa metterci, come scrivere un'email di follow up che ottiene risposta ne ha.

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Scrivi i tuoi limiti oggi

• Scegli le tue quattro situazioni.
• Accanto a ciascuna, scrivi il numero massimo di tentativi senza risposta.
• Segna il tentativo in cui cambia il canale.
• Scrivi una volta il messaggio di chiusura, poi riutilizzalo.
• Aggiungi "oltre il limite" alla tua revisione settimanale della pipeline, così niente resta lì inosservato.

Cinque righe. Fatto. Con questo hai stabilito quanti follow up merita ogni trattativa. La prossima volta che una trattativa va in silenzio, non starai decidendo cosa ne pensi. Starai solo leggendo la tua regola.

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Domande frequenti

Qual è il numero giusto di follow-up?

Non esiste una risposta universale su quanti follow up mandare. Il limite giusto dipende dalla situazione, quindi decidilo in anticipo per ciascuna: nuova richiesta, dopo un incontro, in attesa di una proposta e andata in silenzio. Conta che sia stato deciso prima che l'umore avesse voce in capitolo.

Bastano due follow-up?

Di solito no. Le persone si fermano a due con compratori che avrebbero risposto al quarto. Il silenzio per lo più significa occupato, non no.

Quando passo dall'email a un altro canale?

Quando qualche email è rimasta senza risposta. Una quarta email difficilmente arriva dove tre hanno fallito. Prova una chiamata breve o un messaggio dove vi siete conosciuti.

Un messaggio finale infastidirà il prospect?

No, se è onesto e offre una via d'uscita facile. Rispetta il loro tempo, e spesso ottiene risposta perché chiede qualcosa di facile.

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