Regra de adiamento de negócios que você vai cumprir

Para escrever uma regra de adiamento de negócios, decida agora o que custa a um negócio ter a data de fechamento movida. Uma versão simples: o negócio cuja data muda duas vezes sai do commit até que algo novo e factual aconteça. Uma data que passa sem atualização torna o negócio desconhecido, e negócios desconhecidos não contam em lugar nenhum.

Como escrever uma regra de adiamento de negócios que você realmente cumpre

Você já tem uma regra de adiamento de negócios. Só que não está escrita. Ela diz: "Esse é diferente, dá mais um mês."

Essa regra tem um histórico perfeito de estar errada. É também o motivo de um negócio esperançoso poder ficar em quatro previsões seguidas, parecendo mais saudável a cada vez.

Uma regra escrita resolve isso por um motivo chato. Ela é feita pelo você calmo, numa tarde tranquila, e aplicada pelo você cansado, numa sexta-feira, quando o número está curto. O você calmo não negocia com o você de sexta. A regra negocia.

Eis a parte que a maioria dos conselhos pula. Quem vende sozinho não tem gestor para dizer "essa é a terceira vez, tire isso". Você é o vendedor, o previsor e a pessoa que ama o negócio. Ninguém mais vai movê-lo. Então a regra tem de ser mecânica. Se precisa do seu julgamento na hora, não é regra. É humor.

Por que o adiamento é o que se deve vigiar

Em geral os negócios não são perdidos. Eles atrasam.

Um negócio pode ser real, qualificado e rumo a uma assinatura de verdade, e ainda assim destruir a sua previsão fechando no próximo trimestre em vez deste. Para o caixa deste trimestre, um negócio que fecha no próximo é um negócio perdido. Só que mais educado.

O adiamento também é quase invisível se você só acompanha valor e etapa. O negócio fica em "proposta revisada". O valor não muda. Só a data se move, e datas são fáceis de empurrar sem a sensação de ter mudado algo. Você não mudou o negócio. Mudou a história sobre quando ele termina.

Por isso a regra vigia a data. Não a etapa, não o valor. A data é onde a previsão mente em silêncio.

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As três partes de toda regra de adiamento de negócios

Você não precisa de um documento de política. Precisa de três frases. Escreva-as onde você as veja na revisão semanal.

Primeiro, o que conta como adiamento. A data de fechamento anda para frente. Qualquer quantia. Mover um dia para a frente conta. Se movimentos pequenos são de graça, você fará muitos movimentos pequenos, e um negócio pode derivar para sempre em passinhos que parecem inofensivos.

Segundo, o que o adiamento custa. Essa é a parte que faz disso uma regra. Uma versão sensata: o primeiro adiamento é permitido e anotado. O segundo tira o negócio do commit. Ele continua no pipeline, mas você deixa de apostar seus planos nele, até que algo novo e factual aconteça. Um documento assinado, uma data de decisão informada pelo comprador, uma reunião com quem assina. Algo que aconteceu, não algo que você sente.

Terceiro, como ele volta. Só um fato recoloca um negócio no commit. A sua confiança não é um fato. "Pareciam animados na ligação" não é um fato. "O comprador me disse que o conselho decide no dia catorze" é.

É só isso. Contar, custar, voltar.

O que fazer com uma data que simplesmente passa

Existe um segundo caso, e é pior que um adiamento. A data de fechamento chega e vai embora. Ninguém assina. Ninguém diz não também. Você não faz nada, e o negócio fica lá com uma data no passado e uma etapa que ainda parece boa.

Eis a regra para isso: um negócio cuja data de fechamento passou sem atualização não está aberto. Está desconhecido. E negócios desconhecidos não contam em lugar nenhum até você descobrir.

Nem no commit. Nem no melhor cenário. Nem no pipeline ponderado. Em lugar nenhum.

Parece duro. Não é. É só contabilidade honesta. Você não sabe em que pé está aquele negócio, então não deveria contá-lo como dinheiro. A solução leva uma mensagem ao comprador. Pergunte o que aconteceu e qual é a nova data. Se a resposta for uma data real do lado dele, o negócio volta. Se vier silêncio, é para isso que serve o limite de silêncio: um número de dias que você fixa antes, depois do qual um negócio quieto é marcado como perdido. Você não espera até desistir de vez, meses depois.

Escolha seus números antes de o negócio existir

A regra de adiamento só funciona se você a definir antes de se envolver emocionalmente com um negócio específico. Quando você está pensando no grande, o que mudaria o seu trimestre, vai achar motivos para a regra não valer.

Então escolha os limites da sua regra de adiamento de negócios no abstrato. Veja como as escolhas se compensam.

Escolha a coluna rígida se não tiver certeza. Se você se guia pelo número, quer ser surpreendido para cima. Um negócio que estava fora do commit e depois fecha é uma semana agradável. Um negócio que estava no commit e depois atrasa é um problema de caixa.

O meio-termo sensato é a versão acima: um adiamento permitido, o segundo tira o negócio do commit. Ajuste depois de um trimestre de resultados reais, não depois de um negócio doloroso.

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De quem é a data?

Metade dos adiamentos é culpa sua, e acontece antes de a data sequer se mover.

Uma data de fechamento deve ser a data do comprador. "Disseram que decidem na reunião do conselho no dia catorze" é uma data de fechamento. "Preciso disso até o fim do mês" é um desejo. Se as suas datas vêm do seu próprio calendário, você embutiu o adiamento na previsão desde o primeiro dia. A regra então vai te punir por movimentos que você causou.

Então acrescente uma linha à regra. Toda data de fechamento tem uma fonte, e a fonte é o comprador. Se você não sabe dizer de onde veio a data, ela ainda não é uma data. É uma esperança, e pertence no máximo ao melhor cenário.

Isso também torna os adiamentos mais informativos. Quando a data do próprio comprador se move, você aprendeu algo sobre o processo dele. Quando a sua data inventada se move, você não aprendeu nada.

Aplicando na revisão semanal

A regra vive na sua revisão semanal de pipeline, que deve ser um horário fixo e curto. Se você ainda não tem um, como fazer uma revisão semanal de pipeline monta isso em menos de uma hora por semana.

Ao percorrer a lista do commit, negócio por negócio, você faz as perguntas de sempre. O que aconteceu esta semana? Qual é o próximo passo e a data dele? Depois acrescente a mecânica: quantas vezes esta data se moveu?

Conte. Não lembre. Sua memória está do lado do negócio. Se a sua ferramenta mostra o histórico de mudanças da data de fechamento, use. Se não mostra, ponha uma contagem nas notas do negócio, um risco por movimento.

Dois riscos e ele sai do commit, hoje, na revisão. Não no fim do trimestre, quando já é tarde demais para ajustar qualquer coisa.

E aí vem a parte difícil: não abra exceções. Uma exceção para o negócio grande é como a regra morre. O negócio grande é exatamente aquele para o qual a regra existe, porque é o que você mais quer proteger. Se você não suporta aplicar a regra a ele, escreva a exceção de antemão também, com o motivo, para que ao menos seja uma decisão e não uma deriva.

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O que a regra não faz

Ela não faz os negócios fecharem. Não diz qual negócio atrasado está de fato bem. Alguns negócios atrasam duas vezes e ainda assim assinam, porque é assim que aquele comprador trabalha.

Esse é o preço. Às vezes você vai tirar um bom negócio do commit e errar de forma agradável. Aceite. A alternativa é a previsão que você tem hoje, em que um negócio ruim e um bom parecem iguais porque os dois continuam ganhando uma data nova.

A regra também é uma fonte de dados. Depois de um trimestre, veja com que frequência um negócio que atrasou uma ou duas vezes acabou fechando no período. É assim que você ajusta os limites. Faz parte de como calibrar uma previsão de vendas, e alimenta o quanto você deve confiar na taxa de adiamento quando planeja em torno de dinheiro de fora que chega até uma data.

Para a outra metade do mesmo problema, negócios que não atrasam, mas simplesmente ficam parados, veja como definir a probabilidade por etapa do funil. Um negócio parado numa etapa alta infla o número ponderado mais em silêncio que qualquer outra coisa.

Sua tarefa de segunda-feira é pequena. Escreva sua regra de adiamento de negócios em três frases. Contar, custar, voltar. Ponha o limite de silêncio ao lado. Cole onde a revisão acontece.

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Perguntas frequentes

Quantos adiamentos uma regra de adiamento de negócios deve permitir?

Um é um bom começo. O primeiro movimento é anotado, o segundo tira o negócio do commit até que algo novo e factual aconteça. Aperte ou afrouxe depois de um trimestre de resultados reais, não depois que um único negócio te irritar.

Um negócio adiado sai do pipeline por completo?

Não. Sai do commit, que é a lista em que você aposta seus planos. Pode ficar no pipeline, na sua etapa. Volta ao commit quando chega um fato real, como uma data de decisão vinda do processo do próprio comprador.

O que faço com uma data de fechamento que já passou?

Trate o negócio como desconhecido. Ele não conta em lugar nenhum até você descobrir o que aconteceu. Pergunte ao comprador, consiga uma data real ou um não, e atualize. Se ele ficar em silêncio além do seu limite de silêncio, marque como perdido.

A regra vale também para o meu maior negócio?

Sim, e principalmente nele. O maior negócio é o que você mais quer proteger, e por isso é o que mais distorce a previsão. Se você realmente quer uma exceção, escreva-a de antemão com o motivo.

O método completo, com os checklists, está em O Playbook de Previsão de Vendas, um playbook gratuito de 20 páginas.