Regra de derrapagem:como escrevê-la e cumpri-la

Para escrever uma regra de derrapagem, decide agora quanto custa a um negócio uma data de fecho adiada. Uma versão simples: um negócio cuja data de fecho muda duas vezes sai do compromisso até acontecer algo novo e factual. Uma data que passa sem atualização significa que o negócio é desconhecido, e os negócios desconhecidos não contam em lado nenhum.

Como escrever uma regra de derrapagem que cumpres de verdade

Já tens uma regra de derrapagem. Só que não está escrita. Diz: "Este é diferente, dá-lhe mais um mês."

Essa regra tem um historial perfeito de estar errada. É também a razão por que um negócio esperançoso pode estar em quatro previsões seguidas, a parecer mais saudável de cada vez.

Uma regra escrita resolve isto por uma razão aborrecida. É feita pelo tu calmo, numa tarde tranquila, e aplicada pelo tu cansado, numa sexta-feira, quando o número está curto. O tu calmo não negoceia com o tu de sexta-feira. A regra é que o faz.

Eis a parte que a maioria dos conselhos salta. Um operador solitário não tem um gestor que diga "é a terceira vez, tira-o." Tu és o vendedor, o previsor e a pessoa que adora o negócio. Mais ninguém o vai mover. Por isso a regra tem de ser mecânica. Se precisa do teu juízo no momento, não é uma regra. É um estado de espírito.

Porque é que a derrapagem é o que há a vigiar

Os negócios, na maioria, não se perdem. Atrasam-se.

Um negócio pode ser real, qualificado e estar mesmo a caminho de uma assinatura, e ainda assim estragar a tua previsão por fechar no próximo trimestre em vez deste. Para a tesouraria deste trimestre, um negócio que fecha no próximo é um negócio perdido. Só tem melhores maneiras.

A derrapagem também é quase invisível se só acompanhares valor e etapa. O negócio fica em "proposta revista". O valor não muda. Só a data se mexe, e as datas são fáceis de empurrar sem parecer que mudaste alguma coisa. Não mudaste o negócio. Mudaste a história sobre quando acaba.

Por isso a regra vigia a data. Não a etapa, não o valor. A data é onde a previsão mente em silêncio.

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As três partes de que toda a regra de derrapagem precisa

Não precisas de um documento de política. Precisas de três frases. Escreve-as onde as vejas na revisão semanal.

Primeiro, o que conta como derrapagem. A data de fecho passa para mais tarde. Qualquer quantidade. Adiá-la um dia conta. Se os pequenos adiamentos forem grátis, vais fazer muitos, e um negócio pode andar à deriva para sempre em passos minúsculos que parecem todos bem.

Segundo, quanto custa uma derrapagem. É isto que faz dela uma regra. Uma versão sensata: a primeira derrapagem é permitida e anotada. A segunda tira o negócio do compromisso. Continua no pipeline, mas deixas de apostar os teus planos nele, até acontecer algo novo e factual. Um documento assinado, uma data de decisão indicada pelo comprador, uma reunião com quem assina. Algo que aconteceu, não algo que sentes.

Terceiro, como volta a entrar. Só um facto volta a pôr um negócio no compromisso. A tua confiança não é um facto. "Pareciam entusiasmados na chamada" não é um facto. "O comprador disse-me que o conselho decide no dia catorze" é.

É tudo. Contar, custar, voltar.

O que fazer com uma data que simplesmente passa

Há um segundo caso, e é pior do que uma derrapagem. A data de fecho chega e vai-se embora. Ninguém assina. Ninguém diz não também. Não fazes nada, e o negócio fica ali com uma data no passado e uma etapa que ainda parece boa.

Eis a regra para isso: um negócio cuja data de fecho passou sem atualização não está aberto. É desconhecido. E os negócios desconhecidos não contam em lado nenhum até descobrires o que se passa.

Nem no compromisso. Nem no melhor cenário. Nem no pipeline ponderado. Em lado nenhum.

Parece duro. Não é. É só contabilidade honesta. Não sabes em que pé está esse negócio, por isso não o deves contar como dinheiro. A solução é uma mensagem ao comprador. Pergunta o que aconteceu e qual é a nova data. Se a resposta for uma data real do lado deles, o negócio volta. Se receberes silêncio, é para isso que serve o limite de silêncio: um número de dias que fixas de antemão, depois do qual um negócio calado é marcado como perdido. Não esperas até desistires, meses depois.

Escolhe os teus números antes de o negócio existir

A regra de derrapagem só funciona se a definires antes de estares emocionalmente investido num negócio concreto. Quando estiveres a pensar no grande, o que mudaria o teu trimestre, vais arranjar razões para a regra não se aplicar.

Por isso escolhe os limites da tua regra de derrapagem em abstrato. Eis como as escolhas se compensam.

Escolhe a coluna rigorosa se não tiveres a certeza. Se te orientas pelo número, queres ser surpreendido pela positiva. Um negócio que estava fora do compromisso e depois fecha é uma semana agradável. Um negócio que estava no compromisso e depois derrapa é um problema de tesouraria.

O meio-termo sensato é a versão acima: uma derrapagem permitida, a segunda tira o negócio do compromisso. Ajusta depois de um trimestre de resultados reais, não depois de um negócio doloroso.

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De quem é a data?

Metade de todas as derrapagens são culpa tua, e acontecem antes de a data sequer se mexer.

Uma data de fecho deve ser a data do comprador. "Disseram que decidem na reunião do conselho no dia catorze" é uma data de fecho. "Preciso disto até ao fim do mês" é um desejo. Se as tuas datas vêm do teu próprio calendário, embutiste a derrapagem na previsão desde o primeiro dia. A regra vai então castigar-te por movimentos que causaste tu.

Por isso acrescenta uma linha à regra. Toda a data de fecho tem uma fonte, e a fonte é o comprador. Se não consegues dizer de onde veio a data, ainda não é uma data. É uma esperança, e no máximo pertence ao melhor cenário.

Isto torna também as derrapagens mais informativas. Quando a data do próprio comprador se mexe, aprendeste algo sobre o processo dele. Quando se mexe a data que inventaste, não aprendeste nada.

Aplicá-la na revisão semanal

A regra vive na tua revisão semanal do pipeline, que deve ser um horário fixo e curto. Se ainda não tens um, como fazer uma revisão semanal do pipeline monta-o em menos de uma hora por semana.

Quando percorres a lista de compromisso, negócio a negócio, fazes as perguntas habituais. O que aconteceu esta semana? Qual é o próximo passo e a sua data? Depois acrescenta a mecânica: quantas vezes esta data se mexeu?

Conta. Não te lembres. A tua memória está do lado do negócio. Se a tua ferramenta mostra um histórico das alterações da data de fecho, usa-o. Se não mostra, põe uma contagem nas notas do negócio, um traço por cada movimento.

Dois traços e sai do compromisso, hoje, na revisão. Não no fim do trimestre, quando já é tarde para ajustar fosse o que fosse.

E depois vem a parte difícil: não faças exceções. Uma exceção para o negócio grande é como a regra morre. O negócio grande é exatamente aquele para o qual a regra existe, porque é o que mais te tenta a proteger. Se não suportas aplicar-lhe a regra, escreve a exceção de antemão também, com a sua razão, para que seja pelo menos uma decisão e não uma deriva.

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O que a regra não faz

Não faz os negócios fecharem. Não te diz qual negócio atrasado está genuinamente bem. Alguns negócios derrapam duas vezes e ainda assim assinam, porque é assim que aquele comprador trabalha.

É esse o preço. Às vezes vais tirar um bom negócio do compromisso e estar enganado pela positiva. Aceita-o. A alternativa é a previsão que tens agora, em que um mau negócio e um bom negócio parecem iguais porque ambos continuam a receber uma data nova.

A regra é também uma fonte de dados. Passado um trimestre, olha com que frequência um negócio que derrapou uma ou duas vezes acabou por fechar no período. É assim que afinas os limites. Faz parte de como calibrar uma previsão de vendas, e alimenta quanto deves confiar na taxa de derrapagem quando planeias em torno de dinheiro externo a chegar numa data.

Para a outra metade do mesmo problema, negócios que não derrapam mas simplesmente ficam parados, vê como definir as probabilidades por etapa do negócio. Um negócio encravado numa etapa alta infla o valor ponderado mais discretamente do que qualquer outra coisa.

O teu trabalho de segunda-feira é pequeno. Escreve a tua regra de derrapagem em três frases. Contar, custar, voltar. Põe ao lado o limite de silêncio. Cola-o onde se faz a revisão.

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Perguntas frequentes

Quantas derrapagens deve permitir uma regra de derrapagem?

Uma é um bom começo. O primeiro adiamento é anotado, o segundo tira o negócio do compromisso até acontecer algo novo e factual. Aperta ou afrouxa depois de um trimestre de resultados reais, não depois de um único negócio te irritar.

Um negócio que derrapou sai do pipeline por completo?

Não. Sai do compromisso, que é a lista em que apostas os teus planos. Pode ficar no pipeline na sua etapa. Volta ao compromisso quando chega um facto real, como uma data de decisão vinda do processo do próprio comprador.

O que faço com uma data de fecho que já passou?

Trata o negócio como desconhecido. Não conta em lado nenhum até descobrires o que aconteceu. Pergunta ao comprador, obtém uma data real ou um não, e atualiza. Se se calar além do teu limite de silêncio, marca-o como perdido.

A regra deve aplicar-se também ao meu maior negócio?

Sim, e sobretudo a esse. O maior negócio é o que mais queres proteger, e por isso é o que mais distorce a previsão. Se queres mesmo uma exceção, escreve-a de antemão com a sua razão.

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