Referenzen einholen:Richtig prüfen, über die Liste hinaus

Wenn du Referenzen einholen willst, stell konkrete Fragen, frag, was die Person verantwortet hat und was du ändern würdest, und sprich mit mindestens einem Menschen, der nicht auf ihrer Liste steht. Die Liste gibt dir einen kuratierten Bericht. Dein eigenes Netzwerk gibt dir einen zutreffenden.

Referenzen einholen, wenn du der einzige Entscheider bist

Die meisten Solo-Unternehmer überspringen diesen Schritt. Oder sie machen ihn in zehn Minuten am Telefon, fragen „würden Sie sie empfehlen?“ und hören „ja, ein netter Mensch“.

Natürlich sagten sie Ja. Die Kandidatin hat sie ausgesucht.

Dieser Anruf sagt dir nichts. Er ist eine Formalität, und du hast ihn wie eine geführt. Dabei ist ein Referenzgespräch eines der ergiebigsten Dinge, die du tun kannst, bevor du dich auf jemanden festlegst. Es kostet dich eine Stunde. Hier wären viele vermeidbare Fehler aufgefallen.

Du hast einen größeren Grund dafür als ein Unternehmen mit Einstellungsteam. Du bist das einzige Urteil im Raum. Niemand sonst bemerkt, was du übersehen hast. Und diese Person wird im nächsten Jahr ein großer Teil von allem sein, wie sich dein Unternehmen anfühlt.

Behandle den Anruf also wie die Arbeitsprobe, die er ist. Er ist Beweismaterial. Hol dir welches.

Warum ein höflicher Anruf wertlos ist

Allgemeine Fragen bekommen allgemeine Antworten. „Wie war sie als Kollegin?“ lädt zu einem netten Satz ein. Niemand lügt, niemand informiert, und du legst beruhigt auf, was das schlechteste Ergebnis ist.

Zwei Dinge arbeiten gegen dich.

Erstens hat die Kandidatin den Referenzgeber gewählt. Du hörst den Menschen, der am wahrscheinlichsten etwas Freundliches sagt.

Zweitens willst du, dass es in Ordnung ist. Du bist müde, die Lücke ist real, und die Gespräche liefen gut. Dein Ohr nimmt jedes warme Wort als Bestätigung und lässt jedes Zögern vorbeiziehen. In der Pause vor einer Antwort steckt die Information, und darauf hörst du nicht.

Konkrete Fragen beheben beides. Auf „Was hat er tatsächlich verantwortet?“ kann niemand mit einem Kompliment antworten. Man muss etwas Reales beschreiben. Und beim Beschreiben von etwas Realem sickert die Wahrheit durch.

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Die Fragen, die echte Antworten bekommen

So tauschst du beim Referenzen einholen aus. Hör auf, die linke Spalte zu fragen. Fang an, die rechte zu fragen.

Schau auf die dritte Zeile. „Würden Sie wieder mit ihr arbeiten“ ist leicht. „Und woran?“ ist die Frage, die Schaden anrichtet, im guten Sinn. Ein Referenzgeber, der „ja, an allem“ sagt, sagt dir etwas. Einer, der „ja, bei der Recherche“ sagt, sagt dir etwas anderes.

Dann sei still. Schweigen ist ein Werkzeug. Frag, warte und lass sie die Lücke füllen. Die meisten ertragen keine Pause, und was sie hineinsagen, ist selten einstudiert.

Schreib mit, während sie reden

Mach Notizen während des Anrufs. Nicht danach.

Das Gedächtnis formt sich zu dem hin, den du mochtest. Wenn dir die Kandidatin gefiel, ist die Erinnerung am Nachmittag wärmer als die tatsächlichen Worte. Das Papier schmeichelt niemandem.

Bewerte, was du hörst, an der Rolle, die du definiert hast, nicht am Gesamteindruck. Wenn du aufgeschrieben hast, was die Person im ersten Abschnitt des Jobs liefern muss, ist die Frage an jeden Referenzgeber einfach: Legt dieser Bericht nahe, dass sie das liefern könnte? Das 90-Tage-Ziel ist der Maßstab, und ohne es misst du an einem Gefühl.

Auch dieselben Fragen für jeden Kandidaten. Wenn du die scharfen nur der Person stellst, an der du zweifelst, hast du schon entschieden, und der Anruf ist Theater.

Geh über die Liste hinaus

Das trennt eine echte Prüfung von einer Höflichkeit.

Die Leute auf der Liste sind die, die die Kandidatin dich hören lassen will. Gut. Hör sie an. Dann such jemanden, der nicht darauf steht.

Du bist ein oder zwei Kontakte von fast jedem in deinem Feld entfernt. Frag herum. Eine frühere Kollegin, jemand aus derselben Community, eine Person, die an dieselben Kunden verkauft hat. Führ ein richtiges Gespräch, kein Quiz. Sag, was du vorhast, und frag, was sie wissen.

Ist das Misstrauen? Nein. Du jagst keinem Skandal nach. Du suchst den Unterschied zwischen einem kuratierten und einem zutreffenden Bericht, und meistens ist auch der zutreffende positiv. Aber wenn nicht, bist du sehr froh, gefragt zu haben.

Fair ist: Sag der Kandidatin, dass du mit Leuten jenseits der Liste sprichst. Sag es klar und früh. Wer nichts zu befürchten hat, zuckt die Schultern. Die Reaktion ist auch eine Information.

Was tun, wenn etwas zweimal auftaucht

Eine seltsame Bemerkung ist Rauschen. Dieselbe Bemerkung von zwei Leuten ist ein Muster.

Angenommen, der erste Referenzgeber erwähnt, dass die Kandidatin brillant war, aber viel Anleitung brauchte. Angenommen, der zweite sagt unaufgefordert dasselbe mit anderen Worten. Jetzt hast du einen Befund, keine Ahnung.

Der Fehler ist, es wegzuerklären. „Das war ein anderes Umfeld.“ „Sie war damals neu.“ Vielleicht. Vielleicht nicht. Geh dem nach. Sprich die Kandidatin direkt darauf an, ohne Vorwurf, und hör, wie sie es beschreibt. Wer selbstreflektiert ist, sagt: „Ja, das stimmt, das habe ich geändert.“ Wer aufbraust, hat dir dasselbe ein drittes Mal gezeigt.

Wenn etwas zweimal aufkam und du nicht sagen kannst, warum es in deinem Unternehmen keine Rolle spielt, behandle es als Nein, bis du es kannst.

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Sei ehrlich, wonach du suchst

Du suchst keinen perfekten Menschen. Den gibt es nicht. Jeder Referenzgeber hat einen Vorbehalt, wenn du gut genug fragst, und genau darum fragst du gut.

Die echte Frage ist, ob der Vorbehalt für diese Rolle zählt. Wer viel Anleitung braucht, ist ein Desaster, wenn du einen Monat verschwindest, und in Ordnung, wenn du die Stunden hast. Wer beim Detail grob ist, ist ein Problem für eine Buchhalterin und irrelevant für einen Rechercheur.

Deshalb muss die Rolle vor dem Anruf geschrieben sein. Ein Vorbehalt bedeutet nur etwas an einer Definition.

Und halt die Regel, die du vorher gesetzt hast: Unklarheit heißt Nein. Wenn dich die Referenzen unsicher lassen, bist du unsicher. Du wirst es ein Jahr lang sein. Ein Gespräch mehr kostet weit weniger als der Rückbau einer Einstellung. Eine Referenzprüfung ist keine Hürde für die Kandidatin. Sie ist eines deiner besten Werkzeuge, die Entscheidung etwas weniger zum Raten zu machen.

Wo das in einen schnellen Ablauf passt

Nichts davon muss langsam sein. Zwei oder drei Anrufe, höchstens eine Stunde je, passen in ein paar Tage. Buch sie, sobald du eine Favoritin hast, nicht erst, nachdem du dich entschieden hast.

Wenn du dich fragst, wie das neben allem anderen steht: Die Referenzen sind der Prüfschritt in einem kurzen Ablauf, zu dem auch eine bezahlte Arbeitsprobe gehört. Die Arbeitsprobe zeigt, was die Person tut. Die Referenzen zeigen, was sie vorher getan hat, erzählt von jemand anderem. Zusammen decken sie das meiste ab, was ein Gespräch nie zeigt. Und den ganzen Ablauf schnell zu halten, zählt mehr, als du denkst; darum geht es in wie du schnell einstellst.

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Eine kurze Checkliste: Referenzen einholen, bevor du Ja sagst

• Jeder Referenzgeber bekam konkrete Fragen, keine allgemeinen.
• Du hast gefragt: „Würden Sie wieder mit ihr arbeiten, und woran?“
• Du hast mit mindestens einer Person gesprochen, die nicht auf der Liste stand.
• Deine Notizen entstanden während der Anrufe.
• Was zweimal aufkam, wurde nachverfolgt, nicht weggeklärt.

Hak alle fünf ab, und du hast mehr getan als die meisten Arbeitgeber je. Fehlt eines, weißt du genau, wo das Risiko liegt.

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Häufig gestellte Fragen

Ist es unhöflich, Leute zu kontaktieren, die der Kandidat nicht genannt hat?

Nicht, wenn du offen damit umgehst. Sag früh, dass du mit Leuten jenseits der Liste sprichst, und geh diskret mit dem um, was du hörst. Du willst niemanden hereinlegen. Du willst einen zutreffenden Bericht hören statt eines kuratierten.

Was, wenn der Kandidat keine Referenzen früherer Arbeitgeber hat?

Dann nutze andere Belege: Kunden, die er bedient hat, Menschen, mit denen er zusammengearbeitet hat, die Arbeitsprobe, alles, was er gebaut hat und was du dir ansehen kannst. Die Fragen bleiben dieselben. Du willst wissen, was er verantwortet hat, was schiefging und wer ihn sonst arbeiten sah.

Was, wenn eine Referenz etwas Negatives sagt?

Frag nach dem Detail und prüf es dann an der Rolle. Ein Vorbehalt, der mit dem Job nichts zu tun hat, ist eine Information, kein Urteil. Einer, der die Arbeit berührt, die du erledigt haben willst, ist ernst, besonders wenn er von einer zweiten Person kommt.

Wie viele Referenzprüfungen reichen?

Genug, um dasselbe Bild aus mehr als einem Blickwinkel zu hören. Zwei oder drei Gespräche, darunter eines von außerhalb der gelieferten Liste, sagen dir weit mehr als ein langer Stapel höflicher.

Mach das Referenzen einholen selbst, und mach es über die Liste hinaus.

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