Plano de tesouraria:transforma o compromisso em dinheiro

Um plano de tesouraria a partir da previsão de vendas move cada negócio comprometido para o mês em que o dinheiro vai chegar: data de assinatura, mais os teus prazos de pagamento reais, mais o teu atraso de cobrança real. O compromisso vai para o balde provável, o pipeline ponderado para uma linha de potencial identificada, o melhor cenário para lado nenhum.

Plano de tesouraria a partir da previsão de vendas: como fazê-lo sem te enganares

Um negócio assinado não é dinheiro no banco. Repete devagar, porque o teu saldo bancário já o sabe.

A assinatura é um sentimento. O pagamento é uma transferência. Os meses entre as duas são exatamente onde os modelos de runway se partem em silêncio, e partem-se com delicadeza, sem mensagem de erro. A folha de cálculo mostra apenas um mês saudável que não existe.

Se és um operador solitário, esta é a conversão que decide se podes pagar-te a ti, contratar o subcontratado ou respirar de alívio. Merece uma tarde própria.

A boa notícia: um plano de tesouraria é sobretudo três datas e três baldes. Sem curso de finanças. Só a vontade de usar as datas que tens, não as que gostavas de ter.

Três datas que as pessoas fundem numa só

Cada negócio tem três datas, e os problemas começam quando as tratas como a mesma.

• A data em que o comprador assina. É a que a previsão deve usar.
• A data em que o trabalho começa. Muitas vezes mais tarde, às vezes muito mais tarde.
• A data em que o dinheiro chega. Ainda mais tarde, e a única que interessa ao teu senhorio.

A previsão guarda uma data, normalmente a da assinatura, e o plano de tesouraria deriva as outras duas a partir dela. É essa a divisão de trabalho. A previsão diz quando o compromisso aconteceu. O plano de tesouraria diz quando o dinheiro o segue.

E lembra-te de quem é a data da assinatura. Deve ser a do comprador, tirada do processo dele, não do teu fim de mês. Se a data de partida é um desejo, tudo o que vem a seguir herda o desejo.

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A conversão, negócio a negócio

Pega nos teus negócios comprometidos, a lista nomeada, não o total ponderado. Para cada um, faz isto:

1. Começa na data de assinatura que tens para o negócio.
2. Soma os teus prazos de pagamento reais. Os prazos em que faturas, não os que gostavas de ter.
3. Soma o teu atraso de cobrança real. O tempo que os clientes realmente demoram a pagar depois de a fatura vencer. Olha para o teu próprio histórico. A cobrança real raramente é a que diz a fatura, e a diferença costuma ser maior do que te lembras.
4. Coloca o valor nesse mês no teu plano de tesouraria.

Repara no que isto faz. Um negócio que esperavas fechar em março pode chegar à tua conta em maio ou junho. Na previsão é uma vitória de março. No plano de tesouraria, março é um mês sem nada dele. Nunca verias isto se deixasses a previsão alimentar diretamente o saldo bancário.

Se recebes pagamento adiantado, ótimo. O teu atraso é curto e a conversão é fácil. Mas usa isso como um facto sobre o teu negócio, não como uma esperança. Se metade dos teus clientes paga a tempo e metade não, planeia para o padrão que tens.

Que número vai em que balde do plano de tesouraria

Eis a estrutura que um plano de tesouraria usa para o runway: receita em três baldes honestos, contratada, provável e desejada. Constróis o runway sobre os dois primeiros. É aqui que um negócio ganha o seu caminho de desejado para provável.

Se errares em qualquer direção, o plano falha. Ignora o pipeline por completo e serás pessimista demais, recusando boas jogadas por medo. Inclui-o todo em silêncio e o número do runway mente, que é como as pessoas descobrem que estão curtas no único mês em que não podem estar.

Casa a decisão com o número que a pode sustentar

A mesma previsão pode sustentar algumas decisões e outras não. Decide quais antes de te entusiasmares com uma semana forte de pipeline.

• Compromissos longos e caros. Um subcontratado em avença, um contrato de um ano com uma ferramenta, cortar horas no trabalho que te paga a renda. Justifica-os com receita contratada mais compromisso. Nunca com o melhor cenário.
• Experiências curtas. Um pequeno teste de anúncios, um período experimental de uma ferramenta nova. Podem razoavelmente apoiar-se no pipeline ponderado, porque se o dinheiro não chegar, paras.
• Qualquer coisa que dependa de dinheiro a chegar numa data. Assume que o compromisso derrapa à tua taxa de derrapagem medida. Se as tuas datas tendem a atrasar-se, o teu plano de tesouraria também deve.

Escreve estas regras enquanto estás calmo. Uma boa semana produz um estado de espírito esperançoso, e um estado de espírito esperançoso assina contratos que o dinheiro não suporta. A regra está lá para ser a sensata na sala.

Essa taxa de derrapagem não é um palpite. Vem do hábito descrito em como escrever uma regra de derrapagem de negócios e da calibração em como calibrar uma previsão de vendas. A derrapagem medida bate sempre as boas intenções.

Um pequeno arquétipo para verificar o teu raciocínio

Imagina que geres uma consultora unipessoal. Dois clientes estão no compromisso. O primeiro assina e paga na data da fatura. O segundo assina mas fica algum tempo em compras, e depois paga bem depois de a fatura vencer.

Na previsão, ambos são vitórias no mesmo mês. No plano de tesouraria, caem em dois meses diferentes, e o segundo pode cair no trimestre seguinte. Se tivesses contratado ajuda contra ambos no dia em que assinaram, terias pago antes de o segundo chegar.

Não havia nada de errado com a previsão. Estava certa sobre os negócios. Só não respondia à pergunta de quando podias gastar.

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Onde o plano se parte em silêncio

Três falhas aparecem vezes sem conta, e todas são fáceis de evitar quando conheces a forma.

A primeira é pôr um negócio no plano de tesouraria no dia em que o assinas. O banco não sabe que assinaste. A segunda é usar os prazos do contrato e ignorar como os clientes realmente se comportam. Um contrato diz uma coisa; a contabilidade de um cliente faz outra. A terceira é deixar uma boa semana mudar os baldes. Uma semana forte de pipeline é razão para te sentires bem, não para passares o pipeline ponderado para provável.

Se te apanhares a editar os baldes para um mês parecer suportável, pára. Isso é a previsão a pedir ao plano de tesouraria que minta em seu nome.

O que fazer com a linha de potencial

Mostra o pipeline ponderado no plano de tesouraria, mas mostra-o com honestidade. Identifica-o como "potencial". Mantém-no visualmente separado do dinheiro que contaste. Nunca o deixes financiar uma decisão.

Porquê mostrá-lo, então? Porque é útil. Diz-te como o plano fica se as coisas correrem razoavelmente bem, e lembra-te por que manténs o pipeline saudável. Mas a linha nunca deve ser somada aos totais em que as tuas decisões se apoiam. No momento em que é somada em silêncio, o plano volta a ser otimismo com casas decimais.

O lado da cobertura também alimenta isto. Se a cobertura do período seguinte é fraca, a tua linha de potencial será fraca em breve, e queres saber antes de a tesouraria apertar. Essa aritmética está em como calcular a cobertura do pipeline.

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A tua versão de segunda-feira

Podes fazer tudo em menos de uma hora, uma vez.

1. Lista os teus negócios comprometidos por nome.
2. Ao lado de cada um, escreve a data de assinatura, os prazos de pagamento e quanto este tipo de cliente costuma atrasar-se.
3. Move cada valor para o mês em que o dinheiro deve chegar.
4. Separa a tua previsão em contratado, provável e potencial. Tira o melhor cenário.
5. Escreve em que número cada tipo de decisão se pode apoiar.

Depois repete com uns minutos por semana, como parte da revisão. A primeira vez é a mais lenta. Depois só atualizas o que se mexeu.

Se o lado das vendas ainda está a tomar forma, como fazer uma previsão de vendas vem primeiro. O plano de tesouraria é tão honesto quanto a lista de compromisso que o alimenta.

Faz isto e o teu plano de tesouraria deixa de ser um número em que te convences. Passa a ser aquilo que te diz a que o negócio se pode comprometer.

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Perguntas frequentes

Porque é que o plano de tesouraria é separado da previsão de vendas?

Porque um negócio assinado não é pagamento. Entre a assinatura e o dinheiro estão os teus prazos de pagamento e o teu atraso de cobrança real. Alimenta a previsão diretamente e vais mostrar dinheiro em meses em que não chega nenhum.

Que número da previsão entra no runway?

A receita contratada e o compromisso, convertidos para os meses em que o dinheiro chega. O pipeline ponderado fica numa linha de potencial identificada. O melhor cenário não entra de todo no plano de tesouraria.

O que é o atraso de cobrança?

É o tempo que os clientes realmente demoram a pagar, além da data da fatura. Costuma ser maior do que as pessoas se lembram, por isso usa o teu próprio histórico de pagamentos, não os prazos que gostavas de ter.

Posso financiar um compromisso longo com o meu pipeline ponderado?

Não. Os compromissos longos e caros devem assentar em receita contratada mais compromisso. O pipeline ponderado é uma média que precisa de volume, e um punhado de negócios não a pode sustentar.

O método completo, com as listas de verificação, está em O Playbook de Previsão de Vendas, um guia gratuito de 20 páginas.