发票催款提醒阶梯：一次写好，随时能用

想写好发票催款提醒阶梯，就在需要之前把每一步定下来：到期前的提醒、当天的提示、不久后的跟进、一通电话、更坚定的消息、暂停工作，以及最后一步。只写一次，把前面几级自动化，尴尬就没了。

如何一次坐下来写好发票催款提醒阶梯

晚上十一点。一张发票逾期了。你喜欢这个客户。

现在可能发生两件事，两件都很糟。你因为喜欢他们而躲着不提。或者你因为担心房租，发出一条尖刻的消息。这两样都不是决定。那是情绪，而且它顶着你公司的名字。

这就是为什么要在你平静的时候写发票催款提醒阶梯。阶梯，就是在每个节点上对“接下来怎么办？”的回答，提前和自己约定好。到了当下，你要么缩着不敢开口，要么反应过度。阶梯把这个选择拿走了。

如果你是一人公司，这件事只会更要紧，而不是更不要紧。没有财务部门。没有同事替你打那通尴尬的电话。只有你，在忙了一整天的晚上。一套替你省掉决定的系统，每一次都胜过意志力。

阶梯，一级一级来

每一级都应该比上一级明显升一格，让客户看得出局面在变，同时每一级仍然要容易解决。下面是一个可以照搬的样子。

别生搬硬套我这套发票催款提醒阶梯的时间点。留意它的规律：前三级是机器，其余是你。这样分是有意的。机器处理轻松的那部分，你只在需要真人的时候才出场。

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从到期日之前开始

这是多数人漏掉的一级，也是最有力的一级。

付款到期前几天发一条简短、中性的提醒，比到期后发好几条都管用。为什么？因为它落在发票还来得及按时处理的时候，而不是在它已经错过一个周期之后。你不是在催。你是在帮忙。

保持乏味。发票、金额、日期、要填的参考号，再加一句话，说明如果有任何地方看起来不对该联系谁。最后这句话，能接住没人提出的疑问：他们看不懂的某一行费用、缺失的某份文件。一个叫得出名字的真人，能把无声的延误变成一次快速的沟通。

把发票催款提醒阶梯的前几级自动化

你想起来才发的提醒，时间不稳、来得太晚，还带着你当时的心情。按计划发的提醒，稳定、不带情绪，并且以恰当的方式不针对个人。

更重要的是：自动提醒会在你累得没力气硬气起来的夜晚照常发出。那样的夜晚占了大多数。

所以让前三级自己跑。然后把已开票、已付款、已逾期的记录放在同一个地方。全凭记忆和银行流水来管，发票不是被催得晚，而是根本没人注意到。而且如果你的发票一开始就整整齐齐，能走到阶梯上的就更少。如何让客户方便付款讲的就是这一面。

语气逐级加重，要慢

爬升的形状，和每一级本身一样重要。

从中性、事务性的开始。一条默认只是疏忽的提醒，因为通常就是疏忽。然后是一条带具体日期的直接请求。再然后是你本人而不是系统发出的消息。再然后是一场关于后果的谈话。

常见的错误有两种。因为焦虑，直接跳到最后一步。又因为不自在，永远离不开第一步。阶梯就是治这两种毛病的药。它立在你的紧张情绪和你的收件箱之间。

电话要比感觉自然的时间更早打

邮件很容易被忽略，也很容易淹没在队列里。一通简短、友好的电话，几分钟就能解决很大一部分卡住的发票，因为它能挖出真正的原因：没人去催的审批、从未提出的疑问、休假的人、没人提过的系统拒绝。

你会躲着不打，因为觉得像在对峙。它几乎从不是。通常只是一个小小的行政谜题，由两个都想解开它的人来解。

所以把这通电话用墨水写进阶梯里。就排在前面几级自动提醒之后，而不是排在一堆被无视的邮件之后。如果你想要打这通电话的完整做法，见如何催收逾期付款。

提前写好要说的话

现在就把措辞起草好，价值就占了一半。开场要大方。对于电话或第一条个人消息，可以试试：

我想确认一下，你们那边有没有什么事卡住了这笔款。

这比一句要求好得多，而且更管用，因为多数晚付款是流程问题，而不是不愿意付。它给了对方一个轻松说出实情的出口。带指责的开场，保证你听不到实情。

后面的几级可以更坚定，但绝不更难听。点明发票、金额、一个具体日期，以及接下来会发生什么。要说得清楚、说得提前，而不是在难堪的时刻当作威胁。

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先诊断，再往上爬

阶梯会在这里出错。它把每一张逾期发票都当成同一个问题。其实不是。

在升级之前，先弄清你面对的是三种情形里的哪一种：

• 混乱。他们打算付，只是哪一环出了故障。找到堵点。
• 无力。他们在管自己的现金，而你排在队列里。商定一个付款计划，或者升级。
• 争议。他们认为自己不欠，或者不欠全部。这不是催收问题，催得越狠只会越糟。

如果是争议，就完全离开阶梯，转入解决。并且先检查你自己的发票。为一张发给错人的发票咄咄逼人，损失的远不止那笔钱。如果他们现在付不起，就商定一份带日期的书面付款计划，而不是接受没有尽头的沉默。细节见如何与客户商定分期付款。

现在就定好最上面的两级

最后几级是人们留白的那几级，所以他们最后得到的是一把爬到一半就断了的阶梯。

暂停工作是正当、适度的应对，远比再发一封邮件有效。但前提是事先发过信号。所以阶梯需要把这条线写下来：到了这一步，款项结清之前工作停止。没收到款还继续交付，是在借更多钱给一个还没还上上一笔贷款的人，并且在教他们：你的条款只是摆设。

然后是最后一步。无论它是什么，都要老实问自己：我真的准备好采取它吗？一个你永远不会用的最后一步，不是一级台阶，而是装饰。宁可有一个更小、你真会去做的。

别因为喜欢他们就跳过这一级

第一次晚付款，定下整段关系的节奏。一个晚付款一次却没听到任何说法的人，已经明白了你的条款到底是什么。

所以礼貌而及时地催，并不是难相处的行为。它在唯一容易的那个时刻，确立了此后一切都要遵循的条款。对每一个客户都用同一套发票催款提醒阶梯。公平，正是关键。

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你的周一任务

1. 用你自己的话写出上面的八级。
2. 把前三级设成自动发送。
3. 为每一个真人环节写一句话。
4. 决定在哪一步暂停工作。
5. 每月留出三十分钟，检查有没有逾期的款项被晾在那里没人管。

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常见问题

第一条发票提醒应该什么时候发？

到期日前几天。它落在发票还来得及按时处理的时候，这比到期后发好几条更管用。

该把发票提醒自动化吗？

该，至少把发票催款提醒阶梯的前几级自动化。按计划发出的提醒稳定、不带情绪，并且会在你累得没力气硬气起来的夜晚照常发出。

发票没付，多久该打电话？

比感觉自然的时间更早。一通简短、友好的电话，几分钟就能挖出卡住的真正原因，而且它很少像感觉上那么像对峙。

客户说他们不欠这笔钱怎么办？

那就是争议，不是催收问题。离开阶梯，先解决它。催一笔有争议的款，只会更糟。

完整的方法和清单都在《收款手册》（回款管理指南:The Getting Paid Playbook）里，这是一份免费的22页手册。