معايير الأداء الجيد:كيف تكتبها لموظفك

لتكتب معايير الأداء الجيد، تجاوز الوصف الوظيفي. اكتب بيانًا قصيرًا بما يُتوقع أن ينتجه هذا الشخص وكيف يُتوقع أن يعمل، محددًا بما يكفي ليشير إليه كلاكما. ثم تأكد أنه يراه عادلًا.

كيف تكتب معايير الأداء الجيد في صفحة واحدة

الآن، معايير الأداء الجيد تعيش في رأسك. كلها. مستوى التفصيل الذي تتوقعه، وسرعة الردود، وكيف يُعامل العميل. تعرفها جيدًا حتى توقفت عن ملاحظة وجودها.

هم لا يرونها. لا أحد يستنتجها من الخارج. والجدد لن يسألوا أيضًا، لأن السؤال يبدو اعترافًا بأنهم لم يخمنوا. فيعملون بمعيار اخترعوه، وتحكم عليهم بمعيار لم يروه قط.

ثم تقدم ملاحظاتك، وهي انطباعاتك. مشروعة. لا تقبل الجدل. وعديمة النفع، لأنهم لا يملكون وسيلة لمعرفة هل يفوتهم توقع أم مزاج.

الكتابة تعالج ذلك. لا لأن الورق سحري. بل لأن مرجعًا مشتركًا يغيّر معنى المحادثة. لم تعد أنت ضدهم. صرتما تنظران إلى الصفحة نفسها.

الوصف الوظيفي وثيقة خاطئة

أغلب الناس يمدون أيديهم إلى الوصف الوظيفي. قاوم.

الوصف الوظيفي يسرد المهام. الرد على الاستفسارات. إدارة البريد. إعداد تحديثات أسبوعية. تستطيع أن تفعل كلًّا منها بشكل سيئ وتضع علامة على كل مربع. يخبرك بما يحتويه الدور، ولا شيء عن معايير الأداء الجيد.

اختر العمود الصحيح. أنت لا تملأ أوراقًا. أنت تعطي أحدهم خريطة لما تريد.

دليل مجاني · 21 صفحةقل لهم الحقيقة.كيف تقول لشخص الحقيقة عن عمله، بفائدة وبتكرار، منذ الأسبوع الأول.احصل على الدليل المجاني →

ما الذي يوضع في الصفحة

نصفان. ما ينتجونه. وكيف يعملون.

ما ينتجونه. المخرجات. لا "يتعامل مع رسائل العملاء" بل ما تبدو عليه نتيجة جيدة لذلك: رد يجيب عن السؤال المطروح، يُرسل خلال مدة تسميها. الشيء الذي تسعد باستلامه.

كيف يعملون. المعايير التي تكمن تحت المخرجات. كم من التفصيل. كيف يتعاملون مع عميل غاضب. ماذا يفعلون حين يتعثرون، هل يسألون أم يكافحون بصمت. وبأي سرعة يخبرونك بالأخبار السيئة.

اجعلها قصيرة. صفحة، أكثر أو أقل قليلًا. إن امتدت إلى صفحات كثيرة فلن يقرأها أحد، والوثيقة التي لا يقرأها أحد وثيقة صنعتها لنفسك فقط.

اجعل كل سطر محددًا بما يكفي لتشير إليه. "يتواصل جيدًا" يفشل في الاختبار. "يخبرني خلال يوم إن كان موعد في خطر" ينجح. السطر الذي لا يمكن الإشارة إليه سيعود فورًا انطباعًا أول مرة تستخدمه.

ابدأ من الوثيقة التي لديك أصلًا

إن أحضرت هذا الشخص بوثيقة نتائج لتسعين يومًا، فقد كتبت نصف هذا بالفعل. الشيء نفسه. أنت تمدده إلى ما بعد الربع الأول.

هذا أسهل مدخل. خذ ما اتفقتما عليه للأيام التسعين الأولى، واسأل ماذا ينبغي أن يقول للفترة التالية. ماذا أثبتوا؟ ما المتوقع الآن معيارًا؟ ما الخطوة التالية للأعلى؟

وإن لم تكتب واحدة، فلا تنتظر النسخة المثالية. اكتب خمسة أشياء ستقولها لو وصفت شهرًا رائعًا. ثم حوّل كلًّا منها إلى جملة تستطيع الإشارة إليها. هذه بداية، ويمكنك صقلها بما تتعلمه.

عليهم أن يروها، ويوافقوا أنها عادلة

هذه الخطوة التي يتخطاها الناس. الوثيقة لا تنتهي حين تكتبها. تنتهي حين يقرؤونها ويقولون "نعم، هذا وصف عادل."

إن لم يوافقوا، فقد تعلمت شيئًا ثمينًا. ربما تتناقض مع ما قلته لهم في البداية. ربما تفترض أشياء عن ساعاتهم أو أدواتهم غير صحيحة. ربما وضعت سقفًا لم يخبرهم به أحد. أن تكتشف ذلك الآن أفضل من اكتشافه في منتصف محادثة صعبة.

الموافقة لا تعني أن لهم إعادة كتابتها. تعني أنك تسمع الاعتراض، وتغيّر ما يكون عادلًا تغييره، وتشرح ما تُبقيه ولماذا. تلك المحادثة هي أول محادثة ملاحظات، وهي منخفضة المخاطر. تدريب جيد لكليكما.

كيف تغيّر كل محادثة بعدها

مع وجود الصفحة، تصبح الملاحظات أبسط. تستطيع أن تقول: "هذا السطر عن الرد خلال يوم. في رسالة الثلاثاء لم يحدث ذلك. ما الذي عرقل؟" أنت لا تتجادل هل أنت غير معقول. أنت تشير إلى شيء اتفقتما عليه.

وهي تعمل في الاتجاه الآخر أيضًا. يستطيعون هم الإشارة إليها. "هذه المهمة لم تكن في الوصف" اعتراض مشروع، وينبغي أن يكون كذلك. إن لم يكن معيار مكتوبًا، فليس من العدل محاسبتهم عليه في لحظة صعبة. هذا هو المقصود.

وهي تساعد في تقديم ملاحظات محددة، لأن المرجع يعطيك اللغة. وتجعل موعد اللقاء الفردي المنتظم مفيدًا، لأن هناك دائمًا ما تقيس عليه.

ثلاث طرق تسوء بها

غامضة أكثر من اللازم. "يتحمل المسؤولية." "يبادر." كلمات جميلة. لا تستطيع الإشارة إليها، فتعود إلى الانطباعات. استبدل كلًّا منها بسلوك تستطيع رؤيته.

قائمة أمنيات. كل ما تحب أن تراه في شخص مثالي، مكتوبًا كأنه الحد الأدنى. حينها يفوتها الجميع دائمًا، وتصير الوثيقة عصا. صف معايير الأداء الجيد، لا الخيال.

تُكتب مرة وتُنسى. العمل يتغير. وتوقعاتك تتحول. الصفحة التي لم تعد تطابق الواقع أسوأ من لا شيء، لأنها تجعل المحادثة التالية تبدو تعسفية. انظر فيها حين تجري مراجعتك الدورية الأخف.

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

اختبار سريع قبل أن تسلّمها

اقرأ كل سطر واسأل ثلاثة أسئلة.

• هل أستطيع الإشارة إلى مثال على هذا، جيد أو سيئ، من الأسابيع القليلة الماضية؟
• هل سيقولون إنه وصف عادل للعمل كما هو فعلًا؟
• هل سأحاسب أي شخص آخر على السطر نفسه؟

إن فشل سطر في الأول، فاجعله ملموسًا. وإن فشل في الثاني، فتحدث إليهم. وإن فشل في الثالث، فقد وجدت سقفًا لا يوجد إلا في مزاجك، وينبغي أن تسقطه أو تصلحه قبل أن يسبب محادثة صعبة.

لماذا تهم أكثر كلما أضفت أشخاصًا

هناك سبب آخر، ولا يظهر إلا مع الشخص الثاني. سقفك ينجرف. مزاج مختلف، وشهر مختلف، وعلاقة مختلفة، فتحاسب عملًا متطابقًا بمعايير مختلفة دون أن تلاحظ.

الصفحة دفاع واحد. والآخر سؤال تطرحه قبل أي تقييم: هل سأقول الشيء نفسه عن العمل نفسه من الشخص الآخر؟ يستغرق عشر ثوان. وبهذا الحجم هو عملية المعايرة كلها التي تحتاجها.

والمعايير المكتوبة تحوّل ما في رأسك إلى شيء يعمل حين لا تكون حاضرًا. كل ملاحظة محددة تنقل معيارًا من رأسك إلى رأسهم. وبما يكفي منها يصمد "كيف نفعل الأشياء هنا" دون وجودك في الغرفة. هكذا يتسع حكم شخص واحد.

أين تعيش

في مكان يستطيع كلاكما فتحه في عشر ثوان. وثيقة مشتركة. صفحة في المجلد الذي تستخدمه أصلًا. لا ملف مدفون في درج.

ثم استخدمها. افتحها في المراجعة الدورية. اذكر سطرًا في حديث منتظم حين يتصل بالموضوع. المعيار الذي لا يظهر إلا حين يسوء شيء يعلّم الناس أن يخافوا الصفحة. والمعيار الذي يظهر حين تسير الأمور جيدًا يعلّمهم أنه أداة.

وكن مستعدًا لأن تكون مخطئًا. أحيانًا تُظهر المحادثة أن سطرك كان غير معقول، أو أنك لم تخبرهم بشيء يفترضه. ليس هذا فشلًا للوثيقة. هذا هو عمل الوثيقة: أن تريك فجوة وإغلاقها ما زال رخيصًا.

دليل مجاني · 21 صفحةقل لهم الحقيقة.كيف تقول لشخص الحقيقة عن عمله، بفائدة وبتكرار، منذ الأسبوع الأول.احصل على الدليل المجاني →

معايير الأداء الجيد ليست أهدافك

تحذير واحد. معايير الأداء الجيد ليست وثيقة أهدافك. الأهداف ما ينبغي إنجازه، موضوعة عمدًا بعيدًا عن متناول الراحة. وهذه الصفحة تصف المعيار العادي للعمل.

اخلطهما وستحصل على المشكلتين نفسيهما كالعادة: أهداف حذرة، وأخبار سيئة مخفية حتى وقت متأخر. أبقِ الوثيقتين منفصلتين وقل ذلك. والمحادثات الثلاث الأخرى التي تجاورها مشروحة في التغذية الراجعة مقابل التطوير مقابل الأجر.

تقييم مجانيإلى أي حد أنت محاصر فعلاً؟أجرِ مؤشر الاختناق الوظيفي، التقييم المجاني لمعرفة مدى استعدادك لتصبح رائد أعمال منفرداً.ابدأ التقييم ←

الأسئلة الشائعة

كم ينبغي أن تكون طويلة؟

قصيرة. صفحة هدف معقول. وإن كانت طويلة بحيث لا يقرؤها أحد، فلن تنفع مرجعًا في محادثة.

هل هي كالوصف الوظيفي؟

لا. الوصف الوظيفي يسرد المهام. وهذه تصف ما ينتجونه وكيف يعملون، بدقة تكفي ليشير إليها كلاكما.

ماذا لو رأوها غير عادلة؟

جيد، لأنك تسمع ذلك الآن لا أثناء محادثة صعبة. استمع، وغيّر ما يكون عادلًا تغييره، واشرح ما تُبقيه ولماذا.

متى أحدّثها؟

كلما تغير العمل أو توقعاتك، وعلى الأقل حين تنظر إلى فترة أطول. إنها تمدد وثيقة النتائج التي بدأت بها، إلى ما بعد الربع الأول.

الطريقة الكاملة، مع قوائم المراجعة، في دليل محادثة تقييم الأداء، وهو دليل مجاني من 21 صفحة.